Záväzky malých úradov sú bežným účtom pasív, ktorý tvoria dlhové záväzky, ktoré musia byť vyplatené v priebehu nasledujúcich 12 mesiacov. Je dôležité, aby dokumenty podporujúce tieto dlhové položky boli organizované tak, aby platby na tieto záväzky boli vykonané včas. Včasná platba splatných záväzkov udržuje bonitu organizácie a zabezpečuje dobré a stabilné vzťahy s veriteľmi a dodávateľmi.
Súlad prijatých faktúr s dokladom o objednávke a prijatí alebo dokončovaní služby. Platná a splatná faktúra existuje, keď bola vytvorená schválená objednávka a boli prijaté položky na objednávku alebo boli dokončené služby. Vytvorte priečinky podľa názvu predajcu, aby ste držali bezkonkurenčné objednávky, prijímali dokumenty a ďalšie podporné dokumenty.
Splatné doklady s platobnými účtami podľa dátumu platby. Po úprave faktúr s podpornými dokumentmi skontrolujte dátum splatnosti a nastavte dátum platby pre faktúru. Usporiadajte faktúry do priečinkov, ktoré predstavujú každý deň v mesiaci. Keď určujete dátum platby za faktúru, podajte ju za tento deň. Akordiónová zložka, ktorá neobsahuje veľa priestoru, môže byť použitá na udržanie dokumentov organizovaných; každá karta môže predstavovať deň v mesiaci. Ak je harmoniková zložka príliš malá, zvážte použitie závesných súborov, ktoré poskytujú väčší priestor na papierovanie. Každému priečinku alebo súboru priraďte len deň v mesiaci. po skončení aktuálneho mesiaca môžete tieto súbory opätovne použiť na nasledujúci mesiac.
Zahrňte vo svojom dennom rozvrhu prehľad o splatnom účte daného dňa. Ak existujú faktúry podané v ten deň, vystavte platbu za faktúru a označte ju ako zaplatenú. Na faktúre by sa mala uviesť dátum platby, číslo šeku alebo ID transakcie, ak sa platia elektronicky, zaplatená suma a identifikácia osoby, ktorá spracúva platbu.
Súbor platil faktúry v súboroch vytvorených pre každého dodávateľa alebo veriteľa. Súbor dodávateľa by mal obsahovať všetky zaplatené faktúry od začiatku účtovného alebo 12-mesačného obdobia. Dokumenty v tomto súbore podporujú platby predávajúcemu. Ak sa vyskytne problém s platbou alebo ak nie je prijatá žiadosť o platbu dodávateľa, táto dokumentácia môže poskytnúť podporu, kedy bola platba dokončená, a položky, ktoré boli zaplatené alebo neboli zaplatené.
