"Kmeňové vedomosti" sú definované ako všetky nepísané informácie, ktoré váš podnik, tím, skupina alebo kmeň používa na dosiahnutie svojich cieľov. Problémom s kmeňovými vedomosťami je, keď stratíte kľúčových členov kmeňa, vedomosti sa s nimi prerušia. Keď zdokumentujete procedúry alebo proces vašej spoločnosti, môžete tieto znalosti chrániť a rýchlo priniesť nových členov. Pochopenie potreby dokumentácie "Tribal Knowledge" je dôležitým prvkom pri vytváraní týchto dokumentov.
Definujte svoje výstupy
Vytvorte "Vyhlásenie o rozsahu" napísaním jednoduchého vyhlásenia, ktoré identifikuje všetko, čo sa má zahrnúť do tohto projektu dokumentácie. Jasne určite konkrétny proces, ktorý bude zdokumentovaný. Uveďte, či procesná dokumentácia odzrkadľuje, aký proces skutočne funguje v súčasnosti, alebo definuje, ako má proces v budúcnosti fungovať.
Vytvorte "majiteľskú matricu", ktorá ukáže, kto je vlastníkom procesu alebo kto vlastnia časti procesu. Táto matica môže byť jednoduchá ako organizačná schéma alebo schéma postupu, ktorá jasne identifikuje majiteľov a kontaktné informácie vlastníkov.
Identifikujte špecifické produkty alebo služby, ktoré sú zdokumentované. Toto je zvyčajne zoznam, ktorý obsahuje všetky alebo relevantné informácie, ako napríklad číslo modelu, číslo súčasti a popis.
Popíšte úlohy osôb zapojených do procesu. Poskytnite jasné vysvetlenie založené na názve zamestnania a nie na individuálnych možnostiach. Vysvetlite, čo táto pozícia robí a ako sa to hodí do procesu. Môže to byť jediný dokument, ktorý obsahuje zoznam pracovných názvov a opisov alebo kompletný popis práce pre každú pozíciu kľúča v zdokumentovanom procese.
Dokumentujte každý krok procesu od začiatku do konca vytvorením diagramu alebo grafu "Procesný tok". Typicky je vytvorený vývojový diagram na vysokej úrovni, ktorý znázorňuje hlavné kroky procesu a diagram vývoja na nízkej úrovni dokumentuje procesné kroky, ktoré sú podriadené každému z hlavných krokov.
Vytvorte príslušnú dokumentáciu "Politiky a postupy" pre každý krok procesu. Pri preskúmaní procesu s rozhovormi a výskumom sa objavia tieto pravidlá a postupy. Uchovávajte podrobné poznámky, ktoré budú slúžiť ako základ pre tvorbu týchto dokumentov o politike a procedúre.
Zahrňte vo svojich dokumentoch dokument, ktorý poskytuje vysvetlenie vnútorného procesu "Správa dokumentov". Tento dokument by mal vysvetliť, ako sú dokumenty spoločnosti revidované a schválené a distribuované a archivované v rámci spoločnosti.
Vytvorte dokumenty
Inventarizujte existujúce dokumenty, aby ste získali jasné vedomosti o tom, čo je v súčasnosti v platnosti. Nemusíte objavovať nové koleso vytvorením nových dokumentov, ak sú tie isté informácie obsiahnuté v existujúcich dokumentoch. Určte, ktoré z týchto dokumentov sú použiteľné a na ktorých je možné stavať a aké dokumenty sú zastarané. S dokončeným inventárom existujúcich dokumentov budete vedieť, ktoré dokumenty chýbajú a musia byť vytvorené. Vytvorte celkový zoznam dokumentov, ktoré zobrazujú stav každého dokumentu ako existujúce, zastaralé alebo nové. Majte tento "inventár" v ruke pred vašou prvou schôdzkou s vrcholovým manažérom.
Vytvorte "Vlastnícku maticu" tak, že preskúmate všetko, čo je už k dispozícii, ako sú existujúce organizačné schémy a adresáre firiem. Majte túto "majiteľskú maticu" v ruke pred vašou prvou schôdzkou s vrcholovým manažérom.
Zoznámte sa s vrcholovým manažérom a skontrolujte svoje "Inventár" a "Vlastnícka matica". Cieľom tejto schôdze je nielen získať vedúceho manažéra, aby váš výskum preskúmal, ale schválil ho a súhlasil s vaším plánom. Buďte pripravení na toto stretnutie a nestrácajte čas vrcholového manažéra.
Zoznámte sa s každým vedúcim oddelenia po tom, ako ste vykonali všetky zmeny v manažérovi vášho inventára a matice vlastníctva. Cieľom týchto stretnutí vedúcich oddelení je priniesť vedúcemu oddelenia vedúcu k tomu, čo robíte, a začať diskusiu o úlohe každého vedúceho oddelenia a procesných krokoch, ktoré vlastnia. Urobte si podrobné poznámky alebo zaznamenajte schôdzku tak, aby ste si nič nestratili. Keď sa presuniete cez tieto schôdze vedúcich oddelení, proces sa objaví a začne sa ztuhnúť.
Aktualizujte všetky výstupy neustále, keď dostanete nové alebo presnejšie informácie od každého vedúceho oddelenia. Po poslednom stretnutí vedúceho oddelenia by ste mali zobrať do úvahy približne polovicu vašich výsledkov.
Zoznámte sa s príslušnými vedúcimi, najlepšími remeselníkmi a ďalšími účastníkmi procesu, aby ste objasnili, čo sa naozaj deje v tomto kroku procesu. Títo ľudia budú počas rozhovoru identifikovaní vedúcim ich oddelenia. Títo praktičtí ľudia sú zvyčajne viac informovaní krok za krokom, každodenne, postupy vo svojej oblasti zodpovednosti ako ich vedúci oddelenia. Znova si vezmite podrobné poznámky a urobte všetko pre to, aby ste boli pripravení pred stretnutím s týmito ľuďmi, aby ste minimalizovali čas, ktorý si vyberiete z ich rušného dňa.
Vyplňte prvý návrh všetkých vašich dokumentov. Toto sa nazýva prvý návrh, ale tieto dokumenty by mali byť úplne dokončené na základe všetkých informácií, ktoré ste doteraz získali.
Distribúciu prvých návrhov dokumentov, jasne označených ako prvý návrh, pre ich preskúmanie príslušným vedúcim oddelenia a podriadeným. Dajte im čas úplne prezrieť tieto dokumenty a požiadali ich, aby zmenili všetky zmeny.
Začnite druhé kolo individuálnych stretnutí s rovnakými vedúcimi a podriadenými oddelenia, aby ste preverili všetky červené riadky a pripravili sa na konečný návrh týchto dokumentov.
Vykonajte všetky revízie červenej linky. Venujte veľkú pozornosť zmenám v jednom kroku, ktoré môžu ovplyvniť predchádzajúci alebo nasledujúci krok a zodpovedajúcim spôsobom meniť tieto dokumenty, postupy alebo kroky. Predložte tento konečný návrh príslušným vedúcim oddelenia a podriadeným za ich záverečné preskúmanie.Odoslanie celého konečného návrhu súbežne s vrcholovým manažérom pre kontrolu vrcholového manažéra.
Vykonajte záverečné opravy a predložte tieto revidované dokumenty späť iniciátorovi na konečné schválenie. Pred koncovým schválením môže existovať množstvo revízií dopredu a dozadu. Potrebujete každého podriadeného a vedúceho oddelenia, aby ste získali úplné súhlas s dokumentmi alebo časťami dokumentov, ktoré priamo súvisia s ich oblasťou zodpovednosti. Vaša dokumentácia sa však nepovažuje za schválenú, kým ju vrcholový manažer neskontroluje a neschváli.
Tipy
-
Rozhovory môžu byť citlivé, keď prerušujete pracovný deň niekoho. Buďte pripravení na tieto rozhovory tým, že budete mať k dispozícii príslušné materiály, ako napríklad "Graf priebehu procesov" alebo iné dokumenty, ktoré pomôžu rozhovoru posunúť dopredu. Buďte osobitní a vždy liečte všetkých s rovnakou dôstojnosťou a úctou, ktorú očakávate od seba. Buďte efektívni a ponechajte rozhovor zameraný na konkrétny cieľ stretnutia.
