Procesná dokumentácia jasne popisuje dôležité úlohy, ktoré prebiehajú v spoločnosti. Odstraňujú zmätok medzi zamestnancami a dajú všetkým členom spoločnosti na rovnakú stránku. Procesný dokument definuje aktuálne procesy v spoločnosti. Identifikáciou súčasných postupov často objavujete nedostatky v súčasnom systéme a vidíte priestor na zlepšenie. Dokumentácia procesov tiež umožňuje spoločnosti rýchlejšie prispôsobiť meniacim sa potrebám firmy. Je jasné, že súčasné funkcie vašej spoločnosti budú lepšie umožňovať spoločnosti posunúť sa dopredu.
Určite rozsah dokumentu. Môžete zdokumentovať každý proces v spoločnosti alebo vo väčších spoločnostiach, zamerať sa na jeden súbor procesov. Napríklad veľká spoločnosť môže chcieť začať len s účtovnými funkciami, namiesto toho, aby dokumentovala celú činnosť organizácie.
Vytvorte jednostránkové zobrazenie procesov. Zahrňte maticu použiteľnosti, obrys toho, kto je zodpovedný za každú úlohu alebo postupový diagram procesu. Priebehový diagram procesu je reprezentácia na vysokej úrovni rôznych krokov na dokončenie procesu a to, ako kroky prechádzajú organizáciou. Napríklad rôzne kroky k zaplateniu faktúry by mohli byť načrtnuté pomocou vývojového diagramu procesov.
Vysvetlite vplyv tohto procesu na produkty a služby. Detailné účinky bežných operácií a dôsledky, ktoré by spôsobili zlyhanie procesu. Napríklad, ak sú faktúry stratené a nie sú zaplatené, dodávateľ odmietne dodať ďalšiu objednávku.
Definujte úlohy v procese. Identifikujte roly podľa ich funkcií, a nie individuálnych. Napríklad ú č tovníci platia faktúry a zadajú ich do platobného systému. Kontrolór schvaľuje faktúry a schvaľuje platbu.
Načrtnite všetky počítačové systémy a softvér, ktoré sa používajú v procese. Jasne definujte každý systém, jeho účel a funkčnosť.
Dokumentujte proces od začiatku do konca. Použite procesný diagram procesu ako vodítko pre návrh textu. Zahrňte čo najviac podrobností, v závislosti od rozsahu, ktorý ste si vybrali zahrnúť do dokumentu. Použite mená rolí na priradenie zodpovednosti namiesto jednotlivých mien.
Zahrňte sekciu pre výnimky. Dokumentujte, čo sa stane, keď sa nerešpektuje bežný tok procesu. Napríklad, keď sú počítačové systémy zhoršené, je spracovaný papierový účtovný systém na spracovanie faktúr.
Prezrite si procesný dokument so všetkými dotknutými stranami. Uistite sa, že všetci súhlasia s procesmi.
