Organizačný systém je jednoducho spôsob, akým je spoločnosť založená. Dobrá organizačná štruktúra vymedzuje hierarchiu a tok komunikácie v spoločnosti. Je dôležité, aby každý podnik, bez ohľadu na jeho veľkosť, zaviedol organizačný systém. Existuje mnoho výhod, ktoré majú dobre definovanú organizačnú štruktúru vrátane vyššej efektívnosti, produktivity a rozhodovania. Každá štruktúra má svoje silné a slabé stránky. Tieto výhody a nevýhody závisia v konečnom dôsledku od typu podnikania, od vášho odvetvia, od veľkosti vašej organizácie a od ďalších faktorov. Je dôležité zvážiť každý druh organizačného systému pred rozhodnutím o tom, čo je pre vašu spoločnosť správne.
Aké sú organizačné systémy?
Organizačný systém je štruktúrou organizácie organizácie. Táto štruktúra definuje spôsob, akým je vytvorená každá deľba podniku, hierarchia toho, kto oznamuje komu a ako komunikuje tok v celej organizácii. Zlomený ešte ďalej, organizačná štruktúra definuje, ako funguje každá úloha v organizácii. Vďaka dobre definovanej organizačnej štruktúre všetci zamestnanci vedia, čo sa od nich očakáva a komu sa správajú. Majitelia podnikov by mali dlho a tvrdo premýšľať o tom, ktorý systém si môže vybrať, pretože každá organizácia má jedinečné potreby. Organizačná štruktúra, ktorá je správna pre jednu spoločnosť, nebude pre druhého vhodná.
Príklady organizačných systémov v podnikaní
Existujú štyri hlavné typy organizačných štruktúr: funkčné, divízne, maticové a ploché. Každý systém má jedinečné funkcie.
Funkčná organizačná štruktúra: Funkčná organizačná štruktúra je tradičná hierarchia. Mnohé spoločnosti, najmä väčšie korporácie, sledujú funkčnú štruktúru. Tento systém obsahuje niekoľko špecializovaných divízií, ako je marketing, financie, predaj, ľudské zdroje a operácie. Potom vrchný riaditeľ dohliada na všetky špecializované divízie. Tok vykazovania je jasný. Každý zamestnanec podáva správy svojim seniorom, vrátane vedúcich oddelení, ktorí sa hlásia vrcholovému manažmentu. Vedúci pracovník dohliada na celú štruktúru. Pretože spoločnosť zostáva rozdelená na špecializované divízie, zamestnanci majú tendenciu stať sa špecializovanými. To spôsobuje jasnú cestu propagácie a rastu. Rozdelenia však môžu mať problémy s komunikáciou medzi sebou. Vzhľadom na to, že všetky oddelenia hlásia smerom nahor, medzi nimi existuje málo horizontálnej komunikácie, čo ponecháva len malý priestor na holistické celospoločenské myslenie, s výnimkou vrcholového manažmentu. Tým sa funkčný organizačný systém pomaly prispôsobuje zmenám.
Divízna organizačná štruktúra: Divízna organizačná štruktúra rozdeľuje podnikanie na tímy na základe projektov, na ktorých pracujú zamestnanci. Tento systém zahŕňa mnoho rôznych typov tímov vrátane právneho, verejného styku, výskumu a rozvoja podnikania. Ďalej sú vytvorené tímy okolo konkrétnych projektov. Napríklad farmaceutická spoločnosť môže mať oddelené tímy venované každému lieku, ktorý vyrába. Každý projektový tím má riaditeľa alebo viceprezidenta a vykonáva určitú úroveň autonómie v rámci organizácie. Divízna štruktúra umožňuje zamestnancom hlboko oboznámiť sa s prácou svojho tímu. Divízie však často nevedia o tom, čo robia ostatné tímy a navzájom si nekomunikujú. Zamestnanci nemusia byť v prípade potreby schopní efektívne pracovať v rôznych divíziách. V konečnom dôsledku môže byť tento systém náročný na zvládnutie kvôli jeho rozšírenej štruktúre.
Organizačná štruktúra matice: Matricový systém je krížom medzi funkčnou štruktúrou a divíznou štruktúrou. Z hľadiska vtáčej perspektívy je podnikanie vytvorené vo funkčnej štruktúre s tradičnou hierarchiou a špecializovanými divíziami. Avšak, keď sa pozriete na tie rozdelenia, sú každý z nich vytvorený v divíznej organizačnej štruktúre. To znamená, že sú rozdelené na projekty a menšie tímy. Typ maticovej organizačnej štruktúry je pomerne zložitý a vyžaduje veľa plánovania, nehovoriac o silných systémoch komunikácie v celej organizácii. Avšak, keď štruktúra matice funguje dobre, eliminuje veľa problémov, ktoré sa objavujú s divíznymi alebo funkčnými organizáciami. Komunikácia môže cestovať správnym ľuďom, čo zvyšuje produktivitu a celistvé myslenie. Zamestnanci sú navyše vystavení iným oddeleniam a projektom a podporujú vzájomnú spoluprácu. Na druhej strane môže maticová štruktúra pre zamestnancov rýchlo mätúce, keď je príliš veľa manažérov a nie je jasné, na koho sa má správať.
Plošná organizačná štruktúra: Plochá organizačná štruktúra vyrovnáva väčšinu hierarchie a umožňuje zamestnancom väčšiu autonómiu vo svojej práci. Často sa ploché organizácie rozdeľujú na dočasné tímy, hoci zvyčajne nemajú formálne štruktúry. Stále existuje určitá dynamika zhora nadol v plochom systéme. Často je aspoň nejaké vedúce postavenie vedúce loď. Tento systém je však založený na narušení tradičných hierarchických štruktúr podnikov. Mnoho začínajúcich a technologických firiem má tendenciu smerovať k jednotnej organizácii, pretože podporuje inovácie a vstupy zamestnancov. Myšlienka je, že keď zamestnanci nebudú utlmovaní byrokraciou, budú voľne premýšľať a budú vytvárať nové, výnosné nápady. Tým sa zvyšuje komunikácia medzi tímami a odstraňujú sa niektoré komunikačné problémy, ktoré sa môžu stať, keď sa správy dostanú do konštrukcie zhora nadol. Bohužiaľ, je ťažké udržiavať bytový systém, pretože spoločnosť rastie a potrebujeme štruktúrovanejšie komunikačné systémy. Ďalej, zamestnanci v organizácii s plochými organizáciami môžu byť ohromení tým, že robia príliš veľa rôznych úloh a nemajú dostatok priestoru na rast alebo podporu.
Prečo firmy potrebujú organizačné systémy
Organizačné systémy sú dôležité pre podniky každej veľkosti. Mať pevnú, dobre definovanú štruktúru na mieste vymaže zmätok a stanovuje jednoduché procesy, ktoré majú zamestnanci sledovať. Každý pracovník by mal presne vedieť, na koho sa hlásia. Bez určitého typu hierarchie alebo štruktúry na mieste môže byť pracovisko chaotické. Zamestnanci nemusia pochopiť, kto je zodpovedný za to, čo spôsobuje, že dôležité veci klesnú cez trhliny. Pevná organizačná štruktúra zjednodušuje spoločnosť a udržuje všetkých na tej istej stránke.
Organizačný systém dáva každému človeku na svoje správne miesto a je schopný prispieť svojou časťou k spoločnosti. Ak systém zvyšuje celkovú efektivitu, zvyšuje produktivitu a poskytuje prehľadnosť všetkým organizáciám. Každé oddelenie môže lepšie pracovať, keď sú roly jasne definované a ciele zdieľané. Okrem toho, správny organizačný systém môže zlepšiť rozhodovanie, pretože informačné toky v celej organizácii. Vedúci pracovníci na najvyššej úrovni môžu zhromažďovať informácie zo všetkých divízií a poskytovať im väčší prehľad o celých činnostiach spoločnosti.
Pevný organizačný systém eliminuje mnohé obchodné problémy vrátane duplicity práce a konfliktov medzi pozíciami. Ak je podnik dobre premyslený, každý zamestnanec má odlišnú úlohu a úlohy sa navzájom neprekrývajú. Neexistuje žiadny "runaround", kde nikto nie je istý, kto je zodpovedný za konkrétnu úlohu alebo projekt. Z tohto dôvodu sa spolupráca zvyšuje a zamestnanci majú pocit hrdosti na svoju prácu. Pracovníci sa vyhýbajú frustrácii z stále sa meniacich rolí a bránkových postov. Môžu sa sústrediť na to, čo robia najlepšie.
Výber správneho organizačného systému môže vaše podnikanie preniesť na ďalšiu úroveň. Napríklad, ak je vaša firma založená na produktoch, pravdepodobne bude ideálna maticová alebo divízna štruktúra. Sú to projektové štruktúry zamerané na špecializované tímy. Malé začínajúce podniky môžu na druhej strane zvážiť plochú štruktúru, ktorá umožní všetkým zamestnancom prispievať svojimi zručnosťami a odbornými znalosťami bez zasahovania do hierarchie.
Príklady firiem s organizačnými systémami
Príklady funkčného systému: Funkčné organizačné systémy historicky používajú vojenské, univerzitné a vládne subjekty. V priebehu rokov sa funkčné hierarchie stali menej populárne a mnohé organizácie sa od nich vzdálili. Niektoré podniky ich však stále používajú. Jedným príkladom toho, ako môže byť tento typ organizačného systému použitý, je tradičné továrenské nastavenie. Manažér továrne dohliada na jednotlivé divízie továrne, ktoré sú špecializované. Každá divízia má svojho vlastného manažéra, pričom všetky podliehajú priamo manažérovi továrne. Ďalším príkladom môže byť maloobchod. Manažér obchodu kontroluje operácie z hornej časti pyramídy. Nižšie sú rôzne oddelenia. Možno existuje jeden pre zásoby, jeden pre zákaznícky servis a jeden pre marketing a propagáciu. Každý z nich má vlastného nadriadeného a všetci podávajú správu generálnemu manažérovi.
Príklady divízneho systému: Divízne systémy sú obľúbené u veľkých nadnárodných korporácií. Napríklad spoločnosť Johnson & Johnson má divíznu štruktúru. Každá z značiek spoločnosti Johnson & Johnson funguje ako vlastná spoločnosť s vlastným vedením a vnútornou štruktúrou. Všetky tieto značky vykazujú materskej spoločnosti. Ďalším príkladom divíznej organizačnej štruktúry je General Electric. Generálny riaditeľ sedí na vrchole a za tým je spoločnosť rozdelená do rôznych skupín. Existujú niektoré operačné skupiny, ako sú napríklad finančné, právne, verejné vzťahy a globálny výskum. Niektoré tímy sa venujú konkrétnym projektom vrátane letectva, energetiky, zdravotnej starostlivosti a ďalšie.
Príklady maticového systému: Materský organizačný systém je komplexný a preto väčšinou ho prijímajú veľké a dobre zavedené spoločnosti. Jedným známym príkladom maticovej spoločnosti je Starbucks. Najväčšia kaviarenská spoločnosť na svete využíva funkčnú štruktúru na rozdelenie svojho podnikania do divízií, vrátane HR, financovania a marketingu. Tieto oddelenia sa nachádzajú vo firemnom sídle značky a podávajú správy na vyšších úrovniach riadenia. Personálne oddelenie napríklad vytvára pravidlá, ktoré ovplyvňujú všetky miesta v spoločnosti Starbucks. Potom Starbucks má samostatné divízie pre každú geografickú oblasť. Tieto regióny zahŕňajú Ameriku, Čínu a ázijsko-pacifickú oblasť, Európu, Stredný východ, Rusko a Afriku. Americký región, ktorý je pre spoločnosť najpopulárnejší, je ďalej rozdelený na štyri menšie divízie. Starbucks má aj divízie založené na produktoch. Napríklad existuje jedna divízia pre tovar, ako sú hrnčeky Starbucks a druhá pre pečivo. Na nižších úrovniach organizácie má Starbucks tímy zamestnancov, najmä na úrovni obchodov. Táto komplexná maticová štruktúra slúži aj kávovému obrie a umožňuje spoločnosti prevádzkovať tisíce obchodov v celej krajine úspešne.
Príklady plochého systému: Ploché systémy sú populárne medzi začínajúcimi a technickými spoločnosťami. Jedným známym príkladom bytového systému je Zappos. V roku 2013 generálny riaditeľ spoločnosti obuvníckych spoločností oznámil novú riadiacu štruktúru nazvanú "holakracia", ktorá je nástrojom na podporu spolupráce eliminovaním hierarchie pracovísk. Spoločnosť zakázala názvy manažérov. Už nebude mať pracovné tituly a nebudú mať šéfovia. Každý zamestnanec by bol zodpovedný za vlastnú prácu. Spoločnosť dúfala, že vyvolá inováciu a tvorbu tým, že odstráni byrokraciu, ktorá sa podieľa na hierarchii a rozhodovaní. Napriek tomu Zappos bojuje, aby operácie boli skutočne ploché.
Ide o boj mnohých veľkých spoločností, ktoré realizujú plochú štruktúru. Mnoho začínajúcich podnikateľov hovorilo o ťažkostiach pri udržiavaní plochých organizačných štruktúr pri exponenciálnom raste. Štúdie zistili, že zamestnanci nachádzajú hierarchické štruktúry utešujúce a praktické. Takže plochá organizačná štruktúra je možno dobrá voľba pre podnikanie, ktoré je v počiatočnom štádiu, aby podporilo inovácie a rast. Väčšina spoločností sa však premiestňuje z plochého systému, pretože sa môže časom stať ťažkopádnym.
