Či už vlastníte jeden alebo niekoľko nehnuteľností na prenájom, je dôležité mať všetky kancelárske práce súvisiace s organizovanými vlastnosťami. Potrebujete ľahký prístup k prenájmu a akékoľvek dodatky k nim, ak vzniknú otázky týkajúce sa nájomcu, a mali by ste mať všetky žiadosti o prenájom v prípade, že odmietnutý žiadateľ predloží budúcu pohľadávku voči vám. Okrem toho, a možno najdôležitejšie, môžete odpočítať výdavky na vašu daň z príjmov len vtedy, keď ich dokážete dokázať prostredníctvom svojich záznamov. Dokumentácia potrebná pre dane je najnáročnejšia, aby sa usporiadala, pretože je to tak veľa.
Čo by ste mali mať
Vždy uchovávajte kópiu nájomného, akékoľvek dodatky k prenájmu a všetky nájomné žiadosti od potenciálnych nájomcov na bezpečnom mieste. Dobrý nápad je vytvoriť súbor pre každý prenájom nehnuteľností. Súbory uchovávajte v kartotéke. Potrebujete tiež dôkaz o tom, či ste robil alebo ste stratili peniaze z prenájmu nehnuteľností každý rok a koľko. Vykonáte to tak, že uvediete výnosy z prenájmu a odpočítate si výdavky. Zrušené šeky, bankové výpisy, ktoré uvádzajú priamy vklad alebo potvrdenia, ktoré píšete, ak akceptujete hotovosť, dokazujú príjmy z prenájmu. Vaše príjmy z toho, čo strávite v dome na opravy, poistenie, dane a čokoľvek iné, ako sú termiti a odpadky, slúžia ako dôkaz vašich výdavkov. Pre každé nájomné zariadenie, ktoré vlastníte, musíte viesť samostatné záznamy o výnosoch a nákladoch.
Papierová stopa
Nie je nič zlého pri vedení záznamov staromódnym spôsobom tým, že zapíšete svoje príjmy a výdavky do notebooku alebo knihy a vediete dokumenty o príjmoch a výdavky v úložnej skrinke alebo v oddelení v notebooku. Táto metóda je prijateľná pre službu Internal Revenue Service, podľa webovej stránky právneho poradenstva Nolo. Je dobré poznamenať si na dokladoch, aké to bolo, ak tieto informácie ešte nie sú na potvrdení. Metóda papiera môže byť najjednoduchším spôsobom vedenia záznamov, najmä ak ste vždy robili veci. Jednoducho uveďte stĺpec príjmov a stĺpec výdavkov za každý mesiac, aby ste videli, ako sa budete pohybovať na konci roka. Rozdeľte výdavky, ktoré by ste mohli zaplatiť raz ročne, napríklad daň z nehnuteľnosti, o 12, aby ste získali skutočný mesačný účet.
Elektronické metódy
K dispozícii je množstvo softvérových programov, ktoré vám pomôžu pri vedení vašich záznamov. Softvér tabuľkových procesorov, ako napríklad Microsoft Excel, Lotus 1-2-3 a Ability Office, dokáže sledovať vaše príjmy a výdavky. Pre každú požičovňu by ste vytvorili samostatnú tabuľku.Ale stále by ste museli uchovávať papierové kópie príjmov a výdavkov v prípade, že vás IRS overuje. Ďalšou možnosťou uchovávania potvrdení je používanie služby úložiska na internete, pomocou ktorej môžete odovzdávať svoje účtenky, ako napríklad Shoeboxed, alebo použiť domácu verziu, ako je napríklad NeatReceipts, aby ste mohli uchovávať digitálne potvrdenia vo vašej domácnosti. Raz za mesiac pozrite sa na príjmy a výdavky a zadajte údaje do tabuľky.
Softvér na správu nehnuteľností
Prenajímatelia môžu tiež používať softvér na správu nehnuteľností na usporiadanie kancelárií na prenájom nehnuteľností. Quicken, napríklad, má softvér, ktorý vám organizuje všetky papierové práce. Pomáha tiež nájsť všetky vaše daňové odpočty, dáva vám priestor na zaznamenanie oneskorených poplatkov alebo čiastkových platieb a umožňuje vám porovnať stavy vašich prenájmových nehnuteľností. Softvér pre správu nehnuteľností má zvyčajne veľa pokročilých funkcií, ktoré majitelia nehnuteľností s jednou alebo dvoma vlastnosťami nemusia. Prenajímatelia s viac ako 10 nehnuteľnosťami ich často považujú za užitočnú.
