Bez ohľadu na to, či predávate miniaplikácie alebo poskytujeme služby a odborné znalosti, sú nevyhnutnou súčasťou podnikania listy vyžadujúce platbu na splatné účty. Niekedy ľudia jednoducho potrebujú pripomenúť svoj dlh. Inak sa zákazníci môžu cielene vyhnúť svojim povinnostiam. V prvom prípade môžu tieto listy urýchliť zaplatenie dlžnej sumy; v druhom prípade môžu pomôcť preukázať kroky, ktoré ste urobili predtým, než hľadáte formálne zberné úsilie, ktoré vám môžu pomôcť prevziať pred súdom. Vo všetkých prípadoch by mali byť listy formulované jasne, stručne a zdvorilo, profesionálne
Uveďte splatný zostatok
V úvodnej časti listu by sa mal jasne uviesť splatný zostatok. Po jednoduchom pozdravení (napr. "Vážený pán Smith") otvorte list srdečne pripomínajúcemu čitateľovi o presnej dlžnej čiastke. Použite vyhlásenie, ako napríklad "Tento list vám pripomína nevyrovnaný zostatok dlhovaný spoločnosti ABC Corporation. Naše záznamy ukazujú, že váš účet je splatný vo výške 56,39 USD. "Pred vypracovaním tejto časti písmena overte presnú sumu splatnú s vašimi účtami. Priložte kópiu nevybavenej faktúry k listu a odkaz na prílohu v tejto časti.
Opíšte prijateľné formy splácania
V závislosti od povahy dlhu, z poistných zmlúv vášho podniku a od rýchlosti, v ktorej by ste chceli vrátiť dlžnú sumu, je prijateľnou formou platby ďalší dôležitý detail, ktorý jasne uveďte. Pokladničná hotovosť je samozrejme rýchlejšia ako čakanie na vymazanie osobnej šeky, ale v závislosti od sumy nemusí byť možné požadovať splácanie týmto spôsobom. Podobne nie každý podnik prijíma kreditné karty a spoločnosti môžu prijať jednu kartu emitenta, ale nie inú. V každom prípade zahrňte vyhlásenie, ako napríklad "Platba môže byť uskutočnená v hotovosti, šekom alebo kreditnou kartou. Prijímame karty Visa alebo Mastercard. Kontroly sa môžu účtovať na účtoch."
Jasne uveďte termín
Nenechávajte žiadosť o splátkovú lehotu otvorenú pre tlmočenie. Použite vyhlásenie, ako je napríklad "Prosím, vráťte tento zostatok do 10 pracovných dní, alebo ihneď kontaktujte našu kanceláriu, aby ste uskutočnili platbu po telefóne." Uvedenie termínu nielen opakuje pocit naliehavosti pre čitateľa, ale tiež vám časový rámec, kedy môžete očakávať platbu a umožní vám zvážiť, čo robiť ďalej, ak platba nie je vykreslená v tomto okne.
Štátne dôsledky pre oneskorenie
Ak dôjde k ďalšiemu oneskoreniu platby, uveďte ich pri uzavretí listu. Spoločným dôsledkom je začatie formálneho súdneho konania na vymáhanie sumy na súde. Ďalšie dôsledky môžu byť zvýšenie sporu vyššie v organizácii alebo zastavenie služieb. Ak je list posledným upozornením, použite vyhlásenie ako "Toto je posledné upozornenie, ktoré dostanete. Ak nedostaneme plnú platbu do 10 dní od dátumu tohto listu, budeme sa snažiť nájsť všetky dostupné opravné prostriedky na vymáhanie tohto dlhu."
