Dnešné podniky majú šťastie, že majú k dispozícii množstvo nástrojov na uľahčenie efektívnej komunikácie. Z aplikácií na odosielanie správ, videohovorov a on-line platformy pre spoluprácu tímov nie je nedostatok spôsobov komunikácie s kolegami, zákazníkmi, partnermi a zainteresovanými stranami. Hoci existuje niekoľko rôznych komunikačných systémov, ktoré môžu podniky začleniť do svojich každodenných procesov, stále sú potrebné kvalitné komunikácie bez ohľadu na to, ktorá platforma sa používa.
Pozorne počúvajte konverzáciu
Počúvanie je kľúčový prvok potrebný na efektívnu komunikáciu. V podnikaní je dôležité aktívne počúvať, čo znamená snažiť sa počuť a pochopiť, čo vám niekto hovorí. Ak s vami hovorí kolega o probléme so zákazníkom, je dôležité porozumieť týmto podrobnostiam skôr, ako skočíte s riešením.
Ľudia nemajú radi hovoriť s niekým, kto si neukladá čas počúvať to, čo majú povedať. Ak chcete svojmu kolegovi ukázať, že sa aktívne uvádzate na zoznam, môžete opakovať alebo preformulovať časti jeho konverzácie, aby ste preukázali, že ste so zákazníkom pochopili situáciu. Otázky na získanie objasnenia podrobností sú tiež spôsob, ako aktívne počúvať a získať komplexné pochopenie veľkého obrazu.
Poznaj svoje publikum
Úprava správ založená na publiku je kritériom pre efektívnu komunikáciu. To, čo musíte povedať jednej osobe, nebude mať právo na inú osobu na základe svojej úlohy v organizácii a jej znalosti témy. Ak chcete efektívne dostať svoje posolstvo, musíte zmeniť svoj jazyk, tón a médium tak, aby to bolo pre vaše publikum správne.
Napríklad spôsob, akým budete hovoriť s výkonným pracovníkom vo vašej organizácii, sa môže líšiť od spôsobu, akým budete hovoriť s partnerom, aj keď obsah vašej správy je rovnaký. Niektorí ľudia používajú formálny jazyk s nadriadenými pri používaní neformálneho obchodného jazyka s kolegami. Kultúra vašej spoločnosti ovplyvní aj spôsob komunikácie s internými a externými zainteresovanými stranami.
Buďte stručný, kompletný a správny
Poskytovanie stručnej komunikácie medzi jednotlivými bodmi pomáha predchádzať opakovaniu a frustrácii. Odstránením zbytočných informácií z komunikácie môžete znížiť šance na nedorozumenie. V týchto dňoch sú pozornosti ľudí krátke, takže dostať svoje posolstvo za desať minút je efektívnejšie než trvať 30 minút. Napríklad, ak sa stretnete so zákazníkom o predajnej príležitosti, ukážte im, že rešpektujete ich čas tým, že svoju prezentáciu zostanete čo najkonkrétnejšie.
Zatiaľ čo účinná komunikácia je krátka a stručná, musí byť dokončená. To znamená, že správa musí obsahovať všetky relevantné fakty a mala by byť organizovaná logicky, takže je ľahké ju sledovať. Na základe toho, s kým hovoríte, môžete predpokladať niektoré aspekty svojich vedomostí a zároveň poskytnúť podrobnosti, ktoré pravdepodobne nevedia. Poskytovanie plného významu správy je kľúčom k účinnej komunikácii. Napríklad, ak pracujete s novým obchodným partnerom a diskutujete o nákupe spotrebných materiálov z nich, je dôležité poskytnúť im všetky špecifikácie materiálov, ktoré potrebujete. Bez poskytnutia cenných informácií dodávateľ nemusí byť schopný dodať správne časti, čo by mohlo spôsobiť frustráciu, oneskorenie a slabé vzťahy.
Poskytovanie skutočností tak, ako sú bez nadhodnocovania, je jednou z vlastností dobrých komunikačných zručností a zabraňuje nejednoznačnosti a zmätku. Ak máte problém so zákazníkom so zamestnancom, musíte obdržať spätnú väzbu od obidvoch strán, aby ste pochopili problém.
Zahrňte spätnú väzbu do správy
Efektívna komunikácia zahŕňa poskytovanie a prijímanie včasnej spätnej väzby. Spätná väzba pomáha zobraziť vám aj osobe, s ktorou komunikujete, či správa bola odoslaná a prijatá presne. Ak je spätná väzba úplne neopodstatnená, môže to znamenať, že ste efektívne nekomunikovali alebo že prijímač úplne nerozumel vášmu významu.
V podnikateľskom prostredí je spätná väzba rozhodujúca pri práci v tíme. Napríklad, ak ste v manažérskej pozícii, budete musieť svojim zamestnancom poskytnúť konštruktívnu spätnú väzbu o ich výkonnosti, ich úlohe a komunikačných schopnostiach so zákazníkmi. Spätná väzba zahŕňa aj chválu, ktorý môže podporiť firemnú morálku a zvýšiť kamarátstvo.
Okrem poskytovania spätnej väzby vyžaduje aj efektívna komunikácia. Konštruktívna spätná väzba je užitočná na zlepšenie vášho výkonu v práci. Ak máte na starosti reč počas firemného stretnutia, napríklad sa uistite, že po vystúpení požiadajte kľúčových členov svojich zamestnancov o spätnú väzbu. Ich spätná väzba vám povie, či vaša reč bola účinná pri získavaní vašej správy a ukáže vám, či vaši zamestnanci pochopili hlavné body, ktoré ste chceli komunikovať. Ich spätná väzba vám ukáže aj oblasti, v ktorých musíte zlepšiť svoje komunikačné schopnosti. Napríklad, keby bola kritika príliš dlhá, viete, že nabudúce budete môcť pracovať na tom, aby ste boli vo svojej komunikácii stručnejšie.
Ukážte rešpektovanie prostredníctvom rozhovoru
Rešpektovanie ľudí, s ktorými komunikujete, je dôležitým kritériom pre efektívnu komunikáciu. Ľudia sú viac motivovaní, aby sa s vami angažovali, ak ukážete úctu k nim a ich nápadom. Napríklad, ak sa stretnete s vyhliadkou po prvýkrát, môžete ukázať rešpekt riešením pomocou ich mena, čo im robí pocit, že sú ocenení. Získanie času na čítanie o ich podnikaní a oslovovaní ich vo vašej rozhovore je dosť dlhá cesta na to, aby ste preukázali vyhliadku, ktorú ste im rešpektovali.
Ak hovoríte s obchodným partnerom prostredníctvom telefónu, prejavte svojou úctou tým, že zostanete zameraný na rozhovor. Namiesto kontroly e-mailu alebo prehliadania webu počas hovoru v telefóne, zostať v styku s nimi počas telefónneho hovoru je úctivou vecou.
Keď komunikujete cez e-mail s kolegami, zoberte si pár minút na to, aby ste si prečítali svoju správu, takže neobsahuje žiadne nápisy a pravopisné ani gramatické chyby. Ukazujete rešpekt tým, že budete potrebovať čas, aby ste správne zostavili svoju správu.
Nezabudnite na neverbálnu komunikáciu
Slová, ktoré používame na komunikáciu, tvoria menej než 10 percent správy, ktorú odovzdávame. To znamená, že neverbálne signály sú rozhodujúce pre efektívnu komunikáciu. Tón vášho hlasu ukazuje, ako máte pocit, keď komunikujete. Ak máte záujem byť priateľskí, uistite sa, že váš tón je priateľský.
Vaše ručné gestá, váš postoj a váš jazyk tela pomáhajú vysvetliť význam vašich slov. Prekračovanie vašich zbraní signalizuje, že ste defenzívni alebo ste zatvorený, pričom pri kontakte s očami sa ukazuje, že chcete vytvoriť spojenie.
Venujte pozornosť neverbálnym signálom, ktoré komunikuje osoba, s ktorou hovoríte. Ich postoj, tón a jazyk tela vám ukáže, ako sa cítia o tom, čo hovoríte, a môžu vám pomôcť riadiť spôsob komunikácie s nimi.
Požiadavky na dobrý komunikačný systém
Dobrý komunikačný systém vyžaduje, aby ste si zvolili správny komunikačný systém pre danú úlohu. S toľkými možnosťami, ako sú telefón, správ, e-mail a osobne, musíte vybrať médium, ktoré najlepšie vyhovuje téme konverzácie. Napríklad by ste nemali písať svojho šéfa, aby odstúpil z vašej pozície alebo požiadať o zvýšenie. Tieto dôležité rozhovory by sa mali konať osobne. Podobne nepotrebujete osobnú schôdzku pre malé obchodné problémy, ktoré môžete komunikovať cez e-mail, aby ste ušetrili čas a zdroje.
