Jeden vynález, ktorý hrá veľkú úlohu v obchodných operáciách, je textový procesor. Spočiatku spustený v 1800s v podobe písacieho stroja, súčasný počítačový softvér na spracovanie textu robí úlohu súboru skrinky, písacieho stroja a atramentového pera v kombinácii. Spolu s nespočetnými spôsobilosťami, jednoduchosť použitia a cenová dostupnosť robia z nich rozumné podnikové investície.
Zjednodušuje vytváranie šablón
V kancelárskom prostredí sú najčastejšie používané dokumenty často prispôsobené individuálnym scenárom. To sa zvyčajne vykonáva vytváraním šablón pomocou softvéru na spracovanie textu, ako je napríklad MS Word alebo Pages.
Šablóna je dokument vytvorený ako východisko pre budúce dokumenty. Spolu s flexibilitou pri pridávaní a odstraňovaní údajov šablóny ponúkajú používateľom možnosť upravovať a tlačiť niekoľko kópií dôležitých obchodných listov, všetky s rôznymi kľúčovými informáciami.
Uľahčuje ukladanie a zabezpečenie dokumentov
Funkcia "uložiť" alebo "uložiť ako" ponúkaná dokumentmi na spracovanie textu umožňuje používateľom ukladať dokumenty do pamäte v rovnakom umiestnení súboru alebo v rôznych umiestneniach súborov. Keď sú dokumenty uložené na zabezpečenom počítači, informácie o klientoch sú kedykoľvek chránené a ľahko ich načítať.
Funkcia ochrany heslom, ktorá je k dispozícii v otvorených dokumentoch, zabraňuje neoprávneným zmenám dôležitých dokumentov. To sa môže ukázať ako užitočné, ak sa viaceré osoby spoliehajú na informácie obsiahnuté v týchto dokumentoch, aby mohli vykonávať svoju prácu (napríklad spracovatelia nárokov na zdravotné poistenie, ktorí platia nároky podľa zmluvných dohôd s lekármi).
Šetrí čas a životné prostredie
Keď sa softvérové funkcie na spracovanie textu používajú v spojení s dobrými organizačnými schopnosťami, ušetrí to čas používateľom. Namiesto trávenia času triedenia a hľadania zbytočných alebo nesprávne umiestnených dokumentov pomocou vyhľadávacieho nástroja počítača sú jednoduché nájdené súbory.
Okrem toho spracovanie textu prináša výhody životnému prostrediu tým, že znižuje množstvo papierov potrebných na vykonávanie každodenných úloh (napr. Archivácia, odosielanie listov, odosielanie agend schôdzok). Zasielaním dokumentov prostredníctvom zabezpečeného e-mailu sa výrazne znižujú náklady na poštovné a papierový odpad.
