Ak plánujete spustiť call centrum, môžete bezpečne odložiť staré odporúčanie, že miesto je všetko. Pretože jediný kontakt so zákazníkmi - alebo väčšina z nich - vás nikdy osobne navštívi, dostatočný priestor je dôležitejší ako miesto. Požiadavky na infraštruktúru a uchovávanie údajov sú tiež dôležitými faktormi. Navyše, pretože pracovné prostredie môže byť dosť hlučné, fyzické rozloženie by malo byť nielen pohodlné pre vašich zamestnancov, ale malo by tiež znížiť hluk.
Požiadavky na štvorcové zábery
Response Design Corp. - ktorá sa špecializuje na dizajn call centra - hovorí o požiadavkách na priestor v zmysle "štvorcových stôp na sedadlo" a odporúča, aby ste povolili 125 až 150 štvorcových stôp na sedadlo. "Toto číslo štvorcového záberu sa vzťahuje na všetky potreby spoločných oblastí, a nie iba na kubické," poznámky Design Response. Pokiaľ ide o priestor v kabíne, cituje jedno call centrum, kde každý zástupca zákazníckeho servisu poskytol skriňu 33 štvorcových stôp. Kombinácia týchto zameraní, ak máte v pláne začať s 10 telefónmi, budete potrebovať približne 330 štvorcových stôp priestoru pre kóje a ďalších 920 až 1170 štvorcových stôp pre zasadacie miestnosti, toalety a ukladanie dát.
Určite požiadavky na infraštruktúru
Pracujte s konzultantom v oblasti obchodných telekomunikácií, aby ste určili potreby infraštruktúry. Vnútorné zapojenie, telefónny systém a požiadavky na šírku pásma patria medzi najdôležitejšie. Napríklad rozhodnite, či sú štandardné telefónne linky so spínanými okruhmi alebo Voice over Internet Protocol najlepšou voľbou. Ak vyberiete službu VoIP, skontrolujte, či je potenciálna stránka už nastavená pre sieťovú službu s optickými vláknami a či môžete vytvoriť náklady na akékoľvek požadované úpravy na lízingovú platbu alebo či je potrebné tieto náklady zaplatiť vopred. Šírka pásma sa vzťahuje na rýchlosť prenosu dát, čo určuje rýchlosť a efektívnosť vašich internetových pripojení.
Optimalizujte prostredie pre ukladanie dát
Na zabezpečenie času a spoľahlivosti systému inštalujte dátové zariadenie v uzavretej miestnosti vybavenej samostatným systémom klimatizácie a monitorovania vlhkosti. Spoločnosť Avtech Software, Inc., ktorá sa špecializuje na teplotu v prostredí dátového centra a na ochranu životného prostredia, odporúča izbovú teplotu v miestnosti medzi 68 stupňami a 75 stupňami Fahrenheita a relatívnou vlhkosťou od 45 percent do 55 percent.
Nákup softvéru a zariadenia
Vo svojej knihe "Kompex Call Center Training Kit" autor a podnikateľ Vikas Gupta odporúča, aby všetky nové call centrá začali s piatimi základnými technológiami. Medzi ne patria internetové pripojenie, automatizovaný distribútor hovorov, interaktívny systém hlasovej odozvy, integrácia počítačovej telefóny a nástroje na kontaktovanie so zákazníkmi. Ak sa zameriavate na odchádzajúce hovory, budete potrebovať prediktívne vytáčanie softvéru. Každý agent bude potrebovať aj počítač a headset. Ceny za softvér a zariadenia sa značne líšia, preto porovnávajte obchod a získajte aspoň tri cenové ponuky predtým, ako urobíte rozhodnutie o nákupe.
Minimalizujte šum
Vyzváňacie telefóny, prebiehajúce konverzácie a operačné vybavenie prispievajú k hlučnému pracovnému prostrediu. To robí plánovanie, rozvrhnutie a návrh pracovnej stanice na zníženie hluku životne dôležité. Možnosti na dosiahnutie tohto cieľa zahŕňajú rozmiestnenie pracovných staníc namiesto skupinových agentov dohromady, pridanie zvukovej bariéry medzi pracoviskami, budovanie jednej alebo dvoch súkromných kancelárií na stretnutia a hovory, ktoré vyžadujú súkromné a bytové tlačiarne a kopírovacie stroje mimo pracovných staníc. Rastliny a mäkké, hlučné tlmiace zariadenie, ako sú žalúzie, koberce, vankúše a čalúnené kreslá, môžu ešte viac znížiť hluk.
