Každá spoločnosť, bez ohľadu na odvetvie, má administratívne povinnosti, s ktorými je potrebné zaobchádzať, aby mohla spoločnosť fungovať efektívne. Tieto povinnosti často vykonáva sekretárka, recepčná, administratívna asistentka, výkonný asistent alebo vedúci kancelárie. V menších spoločnostiach, kde takéto úlohy nemusia existovať, zamestnanci musia spolupracovať, aby zabezpečili, že sa dokončia administratívne povinnosti.
Ukladanie informácií
Dôležité podávanie dôležitých dokumentov na vhodných miestach je administratívna povinnosť, ktorá zahŕňa umiestnenie priečinkov do súborových skríň alebo dokumentov v programoch online správy dokumentov. Presné archivačné systémy zabezpečujú zamestnancom prístup k finančným záznamom, klientským záznamom a výskumom.
Hľadanie informácií
Vyšetrovanie informácií pre klientov, manažérov a spolupracovníkov buď online, v kancelárskych archívoch alebo v knihách je základnou administratívnou povinnosťou, ktorá pomáha podnikom získať informácie potrebné na začatie a dokončenie projektov. Tieto informácie sa často zostavujú, zhrňujú, distribuujú potrebným osobám a prezentujú sa v správe alebo v tabuľke.
Odpovedanie na telefóny
Či už vlastníte reklamnú agentúru alebo práčovňu, zákazníci vás budú kontaktovať s otázkami o produktoch a službách, o pracovných hodinách, o žiadostiach o informácie alebo o otázkach týkajúcich sa ceny. Odpovedať na tieto výzvy a uspokojovať potreby zákazníkov je administratívnou povinnosťou, ktorá môže ovplyvniť úspech alebo neúspech korporácie. Neúčinná komunikácia s potenciálnymi zákazníkmi môže zanechať zlý dojem z organizácie. Je dôležité, aby osoba vykonávajúca túto administratívnu prácu bola osobná, zdvorilá a informovaná o spoločnosti.
Pozdravní návštevníci
Keď návštevník vstúpi do kancelárie, zvyčajne sedí pri dverách recepčný alebo sekretár, aby povedal "ahoj", privítal návštevníka na pracovisku, pomáhal s otázkami a nasmeroval ho na príslušnú osobu, úrad alebo divíziu. Bez ohľadu na to, či ide o dodávateľa, ktorý odoberie balík alebo zákazníka prichádza na plánované stretnutie, pozdrav návštevníkov je základnou administratívnou povinnosťou.
Nákup zariadenia a spotrebný materiál
Uchovávanie zásobovacích priestorov a skriniek s papierom, perami a inými kancelárskymi potrebami je administratívnou povinnosťou. Úlohy priradené k týmto pozíciám zahŕňajú prijímanie objednávok od ostatných zamestnancov, sledovanie objednávok, dispergovanie položiek pri príchode a spracovanie faktúr, zvyčajne v spojení s finančným tímom.
Vytvárať a spravovať písané komunikácie
Okrem zloženia e-mailov a obchodných listov na vytváranie správ, tabuliek a databáz administratívne povinnosti zahŕňajú aj vytváranie a riadenie distribúcie týchto písomných komunikácií. Či sú tieto komunikácie pre spolupracovníkov alebo klientov, úlohy sú ukončené pomocou programov na spracovanie textu a tabuľkových programov na vytvorenie profesionálnych, stručných dokumentov.
Príprava stretnutí
Vytváranie konferenčných miestností a zasadacích miestností, zabezpečovanie stravovacích zariadení, objednávanie a zriaďovanie audiovizuálnych zariadení a príprava programov spadajú do kategórie administratívnych povinností. Tieto kľúčové povinnosti sú nevyhnutné, keď spoločnosti majú konferencie alebo stretnutia s klientmi v kancelárii alebo mimo nej.
