Majitelia firiem musia byť starostliví so všetkými aspektmi svojho úsilia. Nedbalí alebo leniví podnikatelia strácajú čas a peniaze triedením voľnými koncami; ak obchodné záznamy a účtovné systémy nie sú presné, majiteľ by mohol byť obvinený z porušovania štátnych a federálnych pracovných zákonov. Jeden taký systém, ktorý musí byť presný, je mzdový systém.
Vygenerujte presné výkazy za rok pre výnosy zamestnancov
Mzdový systém musí byť schopný udržiavať a vytvárať presné správy o príjmoch zamestnancov. Z pohľadu majiteľa firmy je schopnosť generovať výkazy ročných výnosov oveľa jednoduchšie podávať dane z podnikania: môže byť ľahko prístupná suma použitá na výpočet daňových odpočtov pre výdavky na zamestnancov (konkrétne príjem zamestnanca). Z pohľadu zamestnanca by bolo možné požiadať zamestnávateľa o záznam príjmov, ktoré by mohli byť rozhodujúce pre zabezpečenie pôžičiek alebo štátnej pomoci (ako sú dávky v invalidite alebo v nezamestnanosti).
Vytvorte výplatné účty a platby
Rovnako dôležitým cieľom každého mzdového systému je vytvárať platy a platiť peniaze. Komputerizácia tejto úlohy šetrí manažérom a podnikateľom čas a peniaze; skôr než ručné prezeranie časových kariet a výpočet sumy šeku na základe odpracovaných hodín, mzdový systém by mal byť navrhnutý tak, aby tieto údaje automaticky vypočítal. Zamestnanci oceňujú včasný mzdový systém: znižuje úzkosť pri prijímaní kontrol včas a akékoľvek obavy z prijatia šeku za nesprávnu sumu.
Pomôžte majiteľom dodržiavať pracovné zákony
Mzdový systém musí uľahčiť dodržiavanie štátnych a federálnych pracovných zákonov a súčasne pomáhať majiteľovi znížiť režijné náklady. Federálny zákon napríklad stanovuje, že zamestnanci sa platia nadčas, ak pracujú viac ako 40 hodín v jednom pracovnom týždni.
Mzdový systém musí automaticky zohľadňovať výplatu nadčasov. To pomáha zamestnávateľom dodržiavať zákony, keď príde čas platiť nadčasy. Okrem toho, keďže zamestnávateľ môže použiť systém na kontrolu počtu hodín zamestnanca, zamestnávateľ môže zmeniť plány, aby sa vyhli plateniu dodatočných nadčasov (čím pomáha zamestnávateľovi udržať nižšie náklady).
Okrem toho by mzdový systém mal byť schopný vytlačiť daňové formuláre a iné štátne požadované údaje (napríklad sumy FICA), aby sa zosúladili pracovné zákony.
