Či už ide o stretnutie zamestnancov alebo o manažérov, zamestnancov, generálnych riaditeľov a investorov, musí byť niekto tam, aby zaznamenal stretnutie a zdieľa informácie s ostatnými, ktorí tam neboli. A keďže spomienky môžu byť krátke, zápisnica zo stretnutia slúži aj ako pripomienka pre tých, ktorí sú prítomní, o diskutovaných otázkach, rozhodnutiach a akciách, ktoré ľudia majú robiť. Pretože zápisy slúžia ako príručka pre budúce obchodné rokovania, je dôležité, aby boli organizované a aby obsahovali správne informácie. To začína spoľahlivými nástrojmi.
Vyberte svoje nástroje
Pokiaľ ide o výber nástrojov, vyberte tie, ktoré vám najlepšie vyhovujú, a umožní vám zostať na vrchole toho, čo sa deje na schôdzi, a prijať koherentné poznámky. Pre niektorých ľudí je to laptop alebo tabletový počítač; pre ostatných je to notebook a pero. Ak máte záznamové zariadenie, ako napríklad hlasový záznamník alebo smartphone s aplikáciou na nahrávanie, vám tiež pomôže pozrieť si stretnutie neskôr. Ak používate smartphone, tablet alebo počítač, vypnite všetky zvuky, hry alebo aplikácie sociálnych médií, aby ste sa počas stretnutia nenarušili. Tieto nástroje vám môžu pomôcť pri vytváraní poznámok rýchlejšie - ale mali by ste vždy mať notebook a niekoľko ceruziek alebo ceruziek na ruky ako zálohu.
Použite šablónu
Rozpracovanie šablóny vám môže ušetriť čas, pretože počas stretnutia nebudete musieť stráviť vzácne okamihy, keď napíšete diskutované témy. Počítačové programy vrátane balíka Microsoft Office ponúkajú šablóny obchodných stretnutí, ktoré môžete použiť - alebo si môžete vytvoriť svoj vlastný prázdny dokument pomocou programu, ktorý dostanete pred schôdzou. Tieto šablóny zvyčajne obsahujú sekcie, ktoré zahŕňajú účastníkov, akcie, novú firmu a podobne, ale požiadajte svojho zamestnávateľa, aby zistila, či sú potrebné iné položky, ako sú mená zúčastnených akcionárov, názvy hosťov a miesto stretnutia. V hornej časti každej sekcie vytvorte v nej malú schránku so slovom "Čas", aby ste si mohli zapísať čas, ktorý sekcia začala. V počítači uložte šablónu v programe Word alebo v inom upraviteľnom formáte, pričom v každej sekcii necháte niekoľko prázdnych medzery. Ak vytvárate šablónu na tlač a potom vyplňte rukou, ponechajte v každej sekcii dostatok miesta. Keď píšete poznámky v zhone, budete často písať väčšie a zaberiete viac miesta, než by ste mali, keby ste mali viac času.
Čo zahrnúť a čo vynechať
Účelom zápisu na stretnutí nie je zaznamenať každú vec, ktorú ľudia diskutujú, ale namiesto toho zaznamenať veci, ktoré sa stali, naznačuje "Robertov poriadok poriadku", krátku knihu, ktorá načrtáva, ako zvládnuť parlamentné stretnutia. Táto kniha často používajú neziskové organizácie a podniky ako sprievodca pre vedenie stretnutí. Pokiaľ ide o poznámky o stretnutiach, nestrácajte čas tým, že píšte každý argument, ktorý niekto urobil pre alebo proti konkrétnej obchodnej akcii, napríklad. Keď niekto urobí návrh, napíšte napríklad presné znenie návrhu, kto to urobil, a konečné výsledky hlasovania. Nemusíte však písať komentáre všetkých za alebo proti návrhu. Keď niekto urobí správu, napíšte, kto urobil správu, názov správy, stručný prehľad o tejto správe a vykonané kroky. A keďže si vezmete "minúty", napíšte aj čas, kedy bolo rozhodnutie prijaté, ako aj čas, kedy ľudia začali diskutovať o veci.
Vypracovanie skratky
Aj keď nezaznamenávate každú vec, ktorá sa stala, niekedy môže byť akcia na stretnutí rýchlejšia, ako môžete držať krok. Keď k tomu dôjde, použite svoju vlastnú skratku. Môžete napríklad použiť skratky bežných obchodných slov, napríklad "mgmt" pre správu alebo "prod" pre produkt alebo produktivitu. Použite iniciály pre ľudí zapojených do stretnutia, napríklad "JS" pre Johna Smitha. Symboly, ako napríklad otáznik, môžu byť skratkou pre otázku. Môžete napríklad napísať "JS?" že John Smith položil otázku. Vytvorte si vlastnú skratku a potom ju preložte do pojmov, ktoré každý môže pochopiť skôr, než zverejníte poznámky k stretnutiu.
