Zaslanie formálneho listu predstavenstvu môže byť hrozivým procesom. Toto je vaša šanca na to, aby vaše názory počuli tí, ktorí sú zodpovední, takže je dôležité nasledovať formálny proces. Ale nemá zmysel získať správne formátovanie, ak obsah chýba, alebo písmeno má gramatické chyby.
Pred spustením listu do rady
V súlade so správnou radou viete, čo chcete povedať. Aká je vaša motivácia? Čo chcete dosiahnuť? Potvrdenie o sťažnosti si vyžaduje úplne odlišný vzťah od, napríklad, listu, ktorý sa snaží získať finančné prostriedky na projekt.
Urobte si nejaké poznámky. Zmete čo povedať a prečo to pre vás záleží. Neskôr sa to nemôže dostať do listu, ale mohlo by to pomôcť udržať si zameranie a triedenie. Existuje nejaká dokumentácia, ktorú musíte nahliadnuť, dôkazy alebo štatistiky, ktoré chcete zdieľať? Nechajte ich pripraviť a poznačte si, prečo sú relevantné.
Vypracovanie listu
Najskôr zorganizujte svoje poznámky. Aký je najväčší bod týkajúci sa toho, prečo píšete? Aké prvky tento bod podporujú? Dajte ich do poriadku. Toto je v podstate vaša obrysová stránka, takže teraz máte dobré ísť.
Mnohí ľudia bojujú so začatím listu, pretože si myslia, že potrebujú byť vtipní z iniciatívy, ale je jasnejšie, že je dôležitejšie. Povedz všetko, čo potrebujete povedať, a potom ho upravujte a utiahnite. Ak chcete začať, obráťte sa na to "Vážený pán Smith a členovia predstavenstva" a potom ho otvorte "píšem …" a potom uveďte svoj hlavný dôvod písania.
Sledujte svoje otvorenie s hlavným podporným bodom a napíšte niekoľko stručných odsekov, ktoré obsahujú všetky problémy, ktoré ste si všimli skôr.
Pamätajte, toto je obchod a títo ľudia majú veľa na svojom tanieri. Nebuďte kvitnúce, drobné alebo dlhé. Dostaňte sa k veci, buďte zdvorilí a úctivo odhláste.
Význam úpravy
V skutočnosti písanie správnej rady nie je veľmi odlišné od písania akéhokoľvek formálneho obchodného listu, s výnimkou toho, že je to pre skupinu ľudí a môže to mať viac na koni v závislosti od toho, prečo píšete.
Väčšina ľudí je nadpísaná pri písaní, keď je najdôležitejšia časť opravdu editovaná. Vždy si po napísaní niečo napíšte, takže vaša hlava vyčistí a vrátite sa s čerstvými očami.
Vykonajte aspoň tri editovacie preukazy. Pozrite sa na gramatické chyby, nepotrebné slová a príliš neformálny tón. Ľudia často nesprávne chápu, že sú hrubé, pretože sú hrubé, ale stručné písanie je silné a do tej miery, obe kvality, ktoré dobre hrajú v obchodnej korešpondencii.
Napriek tomu buďte úctiví a trochu rozvestití, ale neponáhľajte a nekladajte nič príliš silno.
Poznaj svoj účel
Ako bolo uvedené, je dôležité vedieť, prečo píšete. Je možné, že tri najbežnejšie písmená, ktoré budete musieť písať, sú niečo požiadať, odstúpiť alebo akceptovať príležitosť.
odstupovať: Pri odstúpení od spoločnosti, projektu alebo dokonca zo samotnej rady uveďte, že ste vďačný, že ste mali príležitosť. Vysvetlite, najlepšie v jednej vete, prečo odstúpite - z osobných dôvodov, aby ste preskúmali novú príležitosť, pretože si želáte zmenu - bez zdieľania podrobností. Udržujte ho krátky a profesionálny. Ak je to možné, ponúknite ich v budúcnosti k dispozícii.
prijímanie: Môže to byť jediný odsek, po ktorom nasleduje vyhlásenie vďačnosti. Povedzte, že ste hrdí na to, že ste túto príležitosť prijali, tešíte sa na príspevok a ste vďační za vieru rady. Nezaoberajte sa projektmi alebo zámermi; to sú za čo sú zmluvy.
žiadajúci: Hneď uveďte, čo požadujete. Vysvetli prečo. Ak máte dôkazy, ktoré potvrdzujú, prečo je žiadosť platná, potom to stručne dokumentujte. Vyhýbajte sa sľubom o výsledkoch alebo výsledkoch, pretože tieto by mali byť uvedené iba v zmluve alebo v pláne projektov, kde máte schopnosť rokovať. Ďakujem im za ich zváženie a ponuku, aby boli k dispozícii, ak majú otázky alebo vyžadujú objasnenie.
