Komunikácia v rámci organizácie je kritická. Čím sú prepojení a informovaní zamestnanci, tým väčšia dôvera sa bude týkať ich zamestnávateľom. Výskum poukazuje na to, že zamestnanci preferujú vzájomnú komunikáciu s nadriadenými, ale časové obmedzenia a veľkosť organizácie neumožňujú takýto prístup vždy. Firemné poznámky sú ďalším spôsobom komunikácie dôležitých informácií s vnútorným publikom organizácie. Menej formálne ako obchodné listy, môžu oznámiť nové politiky alebo organizačné zmeny, poskytnúť požadované informácie alebo slúžiť ako aktualizácia projektu. Naučiť sa písať firemné poznámky, ktoré prinášajú informácie, ktoré zamestnanci potrebujú, pomôžu posilniť vašu spoločnosť "moc v rámci".
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Digitálny obraz firemného loga
-
Softvér na publikovanie na pracovnej ploche
-
tlačiareň
-
papier
Vložte logo spoločnosti ako obrázok v hornej časti stránky.
Vytvorte si názov, ktorý bude čítať (všetkými veľkými písmenami) "MEMO", "MEMORANDUM" alebo "INTEROFFICE CORRESPONDENCE". Toto môže byť umiestnené na vrchu alebo zarovnaná s ľavým okrajom.
Podľa názvu vložte riadok medzery a potom slová "TO:," "FROM:," "DATE:" a "SUBJECT:" (môžete nahradiť "RE:" namiesto "SUBJECT:") príslušné informácie, po ktorých nasleduje tvrdý návrat. Usporiadanie sa môže líšiť. Každá položka môže mať vlastnú linku pre celkom štyri riadky, alebo môžete rozdeliť na dva stĺpce: prvý obsahuje "TO:" a "FROM:" a druhý s "DATE:" a "SUBJECT". zahrňte internú adresu alebo pozdrav ("Vážený …").
Spustite telo poznámky na druhom alebo treťom riadku pod záhlavím. Ak je vaša poznámka rutinnou správou, otvorte ju priamym spôsobom. Poznámky, ktoré prinášajú zlé správy, by sa mali otvoriť neutrálnym vyhlásením, ktoré úzko súvisí s témou spomínanej poznámky, známej v obchodnej komunikácii ako vyrovnávacia pamäť, na prípravu čitateľov na záporné informácie. V závislosti od správ môžete vybrať medzi niekoľkými stratégiami pre toto otvorenie. Uistite sa, že je úprimný, relevantný, čestný a stručný.
Použite zvyšok svojho priestoru na poskytnutie dôležitých detailov. Tón by mal byť konverzačný. Použite podkapitoly na dlhšie čítanie dlhších poznámok. Môžete tiež zahrnúť tabuľky, grafy alebo iné vizuálne prvky. Spisovatelia, ktorí sa snažia presvedčiť svoje publikum, by mali zahrnúť, ako / prečo tieto informácie budú prospešné pre zamestnancov osobne alebo pre spoločnosť ako celok.
Ukončite pozitívnu a priateľskú poznámku. Nezahŕňajte bezplatné uzavretie alebo podpis.
Vytlačte si poznámku a počiatočné svojím menom v hornej časti alebo si pripravte poznámku, ktorú chcete odoslať e-mailom (niektoré z formátov môžete stratiť elektronicky). Ak bude poznámka odoslaná viacerým príjemcom, môže byť lacnejšie vytlačiť jednu kópiu, iniciovať ju a potom urobiť fotokópie.
Distribuovať. Môžete ho ručne doručiť, poslať e-mailom, odoslať prostredníctvom pošty alebo poslať poštou.
Tipy
-
Použite blokový formát (bez odsadenia) s čiarou medzery medzi jednotlivými odsekmi. Zamerajte sa na jednu tému. Pokúste sa uchovať poznámku pod dvomi stranami. Poznámky by sa mali používať iba medzi vašimi vnútornými publikami. Neposielajte poznámku osobám mimo vašej spoločnosti. Namiesto toho napíšte písmeno. Ak sa zaoberáte poznámkou niektorým jednotlivcom a nie celým oddelením alebo personálom všeobecne, abecedujte zoznam príjemcov, pokiaľ nie sú ľudia na určitých pozíciách, ktorým by sa malo udeliť výraznejšie umiestnenie.
