Služba v komunite je ušľachtilá práca - ale často by sa to nestalo bez toho, aby došlo k výraznej práci v zákulisí. Organizovanie podujatia s komunitnou službou je mnohostranné úsilie a je zodpovednosťou predsedu, aby sa venoval všetkým detailom. Predbežné plánovanie je kľúčové, čo zahŕňa všetko od stanovenia cieľov až po delegovanie úloh. Ak adresujete zoznam komponentov dopredu, zvyšujete pravdepodobnosť, že vaša udalosť bude úspešná.
Vyberte príčinu. Mnoho typov projektov spadá do sféry komunitnej služby. Niektoré nápady zahŕňajú projekty na podporu životného prostredia, podporu bezpečnosti, boj proti zločinu alebo pomoc bezdomovcom.
Zvážte hlavný dôvod, prečo je projekt potrebný. Ak plánujete udalosť v mene organizácie, zoberte do úvahy, či udalosť spadá do ducha jej organizačného poslania.
Určiť ciele. Určite konkrétne ciele projektu a uistite sa, že sú merateľné. Merateľné ciele vám pomôžu vyhodnotiť udalosť po jej skončení.
Navrhnite udalosť. Vyberte dátum, čas a miesto konania. Potom zvážte, aké to bude mať - napríklad zaujímavý hovorca, jedlo alebo jedinečná aktivita - aby ľudia považovali túto udalosť za zábavnú a užitočnú.
Objasniť personálne potreby. Podrobte konkrétne povinnosti a kto bude plniť tieto povinnosti. Prijímajte dobrovoľníkov na obsadenie týchto pozícií.
Vymenujte požadované zdroje, materiály a zásoby. Pokiaľ ide o rozpočet, uvedomte si, či každá položka bude darovaná alebo zakúpená. Ak ste darovali, zaznamenajte hodnotu v naturáliách.
Prostredníctvom písomnej komunikácie alebo osobných prezentácií môžete pozvať potenciálnych partnerov - napríklad sponzorov udalostí - na účasť na podujatí. Zdieľajte presvedčivý príbeh o tom, ako váš projekt pozitívne ovplyvní komunitu. Potom im vysvetlite, čo môžu pomôcť.
Dokončiť navrhovaný rozpočet s uvedením všetkých očakávaných príjmov a výdavkov. Zahrňte všetky zdroje, materiály a zásoby zo svojho zoznamu do rozpočtu výdavkov. Uistite sa, že hodnota darovaných položiek sa odráža v rozpočte.
Propagujte udalosť. Komunikujte podujatie všetkými možnými prostriedkami, ako sú tlačové správy, priama pošta, osobné pozvánky, plagáty, oznamy na webových stránkach a prostredníctvom rôznych spoločenských médií. Jednoduché slovo z úst je tiež veľmi efektívne pre dostať slovo von. Nezabudnite propagovať túto udalosť na regionálne školy (ak je to vhodné), pretože mnohí študenti sú povinní vykonať hodiny spoločenskej prevádzky a môžu byť ochotní zúčastniť sa.
Vytvorte alternatívny plán v prípade, že sa niečo pokazí - nikdy to neublížilo mať plán B. Popísať potenciálne problémy (ako napríklad nepriaznivé počasie), ktoré by mohli brániť úspešnému dokončeniu projektu. Potom formulujte riešenia týchto problémov (napríklad presunúť udalosť do vnútra).
Vytvorte konkrétny akčný plán. Uveďte konkrétne kroky na úspešné dokončenie projektu. Zobrazte plánované dátumy pre každý krok. Rozbiť kroky pre deň udalosti na samostatný zoznam, pretože to môže byť najdôležitejší a najviac odkazovaný zoznam počas samotnej udalosti.
