Pri písaní správy, ktorá sa má prezentovať na stretnutí, musíte dodržiavať niektoré základné pokyny, z ktorých väčšina sa pravdepodobne naučila v škole. Napríklad, musíte mať istotu, aký je účel vášho prehľadu, musíte sa zamerať na presne definovanú podtódu a musíte mať na pamäti svoje publikum.
Vopred poznajte vzdelávacie a pracovné zázemie účastníkov stretnutia. To vám pomôže zistiť, koľko témy potrebujete na vysvetlenie. Predstavte si napríklad, že pripravujete správu o počte nehôd na niektorých križovatkách mesta, ktoré budú prezentované na ďalšom stretnutí výboru pre dopravu. Ak tri z piatich členov výboru majú zázemie v oblasti presadzovania práva, nebudete musieť vysvetľovať frázy, ako napríklad "navigácia po obrate".
Pamätajte na radu učiteľov strednej školy: Nepokúšajte sa riešiť vesmír. Napíšte o menšom segmente svojej hlavnej témy. Správa vám uľahčí pochopenie. Napríklad "bezpečnosť chodcov" môže byť hlavným predmetom správy o štúdii dopravy, ale vaša správa je obmedzená na jednu časť tohto predmetu - zlepšenie bezpečnosti na dvoch križovatkách.
Uistite sa, že máte dostatok kontextu v úvode a závere. To pomáha stretnutiam účastníkov pochopiť význam vašich návrhov. Napríklad, ak vaša správa odporúča zamestnať pomocných policajtov na prácu na obecnom súde, váš úvod by vysvetlil dlhoročné boje obce na kompenzáciu nárastu nadčasov platených policajtom. Záver by zopakoval, ako tento návrh je len jedným z mnohých, ktoré môžu pomôcť mestu zapojiť otvory do svojho rozpočtu.
Nechajte názov správy naznačiť, či bolo stretnutie naplánované na riešenie problémov alebo poskytnutie informácií.Napríklad, ak manažér zvolal schôdzu s cieľom informovať členov tímu o tom, že tržby za posledný štvrťrok vzrástli, môže byť váš titul "Predaj tretej štvrtiny: Vplyv postupov nových zákazníckych služieb".
Správy zvyčajne smerujú k ovplyvňovaniu niečího konania. Uveďte spätnú väzbu, ktorú očakávate - a od koho. Napríklad správa šéfa školskej dozorky o zvýšení skóre študentských testov môže odporúčať správnej rade schváliť uznesenie, ktoré zmení pilotný študijný program na trvalý.
