Pohybovanie firmy môže byť vzrušujúce, ale napätie. Ak chcete zabezpečiť plynulý prechod, získajte zamestnancov na nákup, robte podrobné plány a časové rozvrhy a predpokladajte určitý stupeň oneskorení a spomalenie podnikania.
Komunikujte o pohybe
Informujte zamestnancov o pohybe a čo to bude znamenať pre spoločnosť, klientov a dodávateľov, ako aj pre zamestnancov a ich rodiny. Premiestnenie na dlhé vzdialenosti môže mať veľký vplyv na zamestnancov, najmä ak musia zmeniť svoje dochádzky alebo zmeniť svoje rutiny starostlivosti o deti alebo plány domácnosti. Uveďte časový rozvrh pre presun, ktorý obsahuje kľúčové dátumy, ako napríklad oznamovanie klientov, kedy by mali byť zabalené osobné materiály a kedy dôjde k fyzickému presunu.
Zapojte personálu
Zapojte zamestnancov do pohybu tým, že vytvoríte personálne výbory alebo kontaktné oddelenia, ktoré budú zodpovedné za organizáciu rôznych aspektov presunu. Umožniť zamestnancom klásť otázky, vyjadriť znepokojenie a navrhnúť spôsoby, ako minimalizovať prestoje alebo prerušenie pracovných rutín a obchodných funkcií. Urobte premiestnenie pocit ako dobrodružstvo namiesto stresora tým, že kladiete dôraz na pozitívne aspekty, napríklad väčší priestor pre každého alebo príležitosť získať informácie o usporiadaní a dizajne kancelárie.
Rozvíjajte organizačný systém
Povzbudzujte zamestnancov, aby tento krok využili ako príležitosť vyčistiť svoje pracovné miestnosti alebo kancelárie, vymazávať súbory a lepšie organizovať. Koordinácia presunu priradením oddelení s farebnými kódmi a zamestnancami s identifikačnými číslami, ktoré sa použijú pri balení a označovaní kancelárskych zariadení, nábytku, dodávok, súborov a ďalších položiek, ktoré sa majú presunúť. Trvať na tom, aby osobné predmety, ako sú fotografie, ocenenia a kancelársky dekor, boli zabalené a prepravované zamestnancami pred presunom kancelárie, aby sa zaistila bezpečnosť.
Zabezpečte prechod IT
Zatiaľ čo pri premiestňovaní kancelárií možno očakávať určité prestoje, vynaložte maximálne úsilie na to, aby kancelária a IT boli v prevádzke prvý deň v novej kancelárii. To umožní zamestnancom zostať v kontakte s klientmi a inými zainteresovanými stranami, prístup k e-mailom a pocit spojenia, keď sa usadia v novom priestore. Pripravte sa na prípadné narušenia počas pohybu tým, že tlačíte späť kľúčové termíny alebo rozširujete časové plány projektu, aby ste znížili stres zamestnancov. Uverejnite oznámenie na vašich webových stránkach a vo vašej kancelárskej hlasovej schránke, ktorá umožňuje zákazníkom vedieť, že ste v prechodnej fáze, aby ste udržali vysokú úroveň služieb zákazníkom.
Relokácie na dlhé vzdialenosti
Ak premiestňujete svoje kancelárie v značnej vzdialenosti, niektorí zamestnanci môžu byť konfrontovaní s voľbou medzi presunom ich osobných domácností alebo hľadaním novej práce. Ak je to tak, poskytnite čo najskôr oznámenie o pohybe a pomôžte zamestnancom pri akomkoľvek rozhodnutí, ktoré urobia. Napríklad pre zamestnancov, ktorí sú ochotní urobiť tento krok, poskytnúť odporúčania realitným profesionálom, ktorí sa špecializujú na premiestňovanie podnikov. Ak zamestnanec nemôže urobiť tento krok, odporúča nové pozície tým, že vyzve kolegov.
