Podniky, ktoré spravujú inventár, používajú inventarizačné systémy na riadenie úrovne zásob v sklade, ako aj v závode. Takéto spoločnosti sa musia rozhodnúť medzi používaním inventarizačných systémov a systémami inventárnych systémov. Pri každom z týchto systémov spoločnosť musí ešte raz vykonať fyzickú inventarizáciu aspoň raz za rok. Fyzický inventár prináša niekoľko výhod pre riadenie podniku.
Inventárne systémy
Inventarizačné systémy spĺňajú potreby podniku tým, že poskytujú informácie o množstve zásob a hodnotách dolára. Mnohé inventarizačné systémy poskytujú informácie o konkrétnom mieste skladovania zásob a množstve, ktoré sa v danom mieste nachádza. Zamestnanci a správcovia závodov používajú tieto informácie na vyhľadanie konkrétnych položiek na odoslanie zákazníkom alebo na určenie, či spoločnosť potrebuje zmeniť poradie konkrétnej položky inventára, pretože klesol dostupný inventár. Inventarizačné systémy tiež poskytujú účtovnému oddeleniu informácie o celkovej hodnote zásob, ktorú spoločnosť vlastnila.
Večný inventár
Trvalý inventárny systém sa aktualizuje zakaždým, keď sklad získava zásoby od dodávateľov, rovnako ako vždy, keď sklad skladuje zásoby zákazníkovi. Systém priebežného inventára poskytuje kedykoľvek stav bilancie zásob. Tento zostatok sa neustále aktualizuje. Mnoho firiem používa skenery a čiarové kódy na jednoduché zaznamenávanie zmien v bilancii zásob. Tieto spoločnosti skenujú kusy zásob, keď sú odoslané alebo prijaté, čo automaticky aktualizuje zostatok v systéme zásob.
Fyzický inventár
Fyzická inventarizácia pozostáva z manuálneho počítania každej položky zásob a jej porovnaní s množstvom zaznamenaným v systéme zásob. Niektoré spoločnosti oddeľujú zamestnancov do dvoch skupín, pričom jedna skupina počíta každú položku a druhá skupina spája každú položku. To umožňuje spoločnosti porovnať oba počty s množstvom zaznamenaným v systéme a identifikovať potenciálne problémy s inventárom. Fyzický inventárny počet umožňuje spoločnosti správne určiť množstvo zásob, identifikovať potrebné úpravy zásob a preskúmať odchýlky.
Úprava zásob
Niekedy spoločnosti zistia nezrovnalosti medzi skutočnými množstvami v inventári a zaznamenaným inventárom. Ak k tomu dôjde, spoločnosť zaznamená opravu inventára, aby napravila bilanciu zásob v systéme. Úpravné množstvá vznikajú pri porovnaní skutočného množstva s množstvom systému. Účelom úpravy inventarizácie je vytvoriť systém inventarizácie rovnajúci sa skutočnému inventáru vlastnenému spoločnosťou.
Zmeny zásob
Po vykonaní fyzickej inventarizácie spoločnosť skúma množstvo objavené odchýlky, ktoré určujú dôvod odchýlok. Rozdiely zvyčajne vznikajú v dôsledku chýb zamestnancov, krádeže alebo zničenia.
