Ako vytvoriť šablónu SOP

Štandardné operačné postupy (SOP) sú obľúbeným spôsobom poskytovania konzistentného poradenstva zamestnancom v rámci organizácie. V ideálnom prípade, ak chytite niekoho z ulice, táto osoba by mala byť schopná dokončiť úlohu bez akéhokoľvek iného ako SOP a požadovaných nástrojov. Kľúčovým východiskovým bodom každého portfólia SOP je vytvorenie šablóny SOP pre konzistenciu. Nepotrebujete žiadny fantastický softvér alebo zručnosti; stačí vyvážiť požadované prvky a to, čo chcete, aby šablóna vyzerala.

Položky, ktoré budete potrebovať

počítačový
Softvér na spracovanie textu

Otvorte nový dokument na spracovanie textu. Uložte súbor s názvom, ktorý chcete použiť pre vašu šablónu SOP a dátumom kontroly verzie. Napríklad: "YourCompanyName_SOP_Template_01-16-2010".

Vložte do záhlavia tabuľku. Počet riadkov a stĺpcov v tejto tabuľke je na vás; majte na pamäti, že budete potrebovať minimálne bunku pre číslo SOP, názov a schválenie alebo dátum účinnosti dokumentu. Môžete tiež použiť bunku pre číslo stránky a firemné logo alebo meno, ak chcete. Pekná vec týkajúca sa tabuľky v hlavičke je, že sa bude opakovať v celom dokumente pri pridávaní stránok.

Vložte veľkú tabuľku na prvú stranu dokumentu. Táto tabuľka bude obsahovať číslo vášho SOP a názov na vrchu, za ktorými nasledujú bunky určené na podpisy kľúčových zamestnancov, ako napríklad autor dokumentu a schvaľujúci úradníci, ktorých mená, tituly a dátumy sú podpísané. Zadajte hlavičky pre každú bunku, napríklad "SOP Title" pre hornú bunku, "SOP Author" pre ďalšiu bunku a "QA Approval" pre príslušný počet buniek.

Vytvorte sekcie pre úvod, zodpovednosti, materiály a vybavenie (ak je to vhodné) a postup. Ďalšie sekcie môžu obsahovať glosáre skratiek, výrazov alebo produktov. Keďže ide o šablónu, možno budete chcieť uviesť jednu alebo dve vety popisujúce, čo sa očakáva pre každú sekciu, ak plánujete mať viacerých autorov SOP.

Formátujte svoje sekcie. Jedným z najbežnejších spôsobov prezentácie sekcií SOP je spustenie systému písania, číslovania alebo kombinácie pre každú sekciu. Môžete tiež použiť odrážky a pomlčky. Pamätajte však, že je ľahšie, keď sa odkazuje na SOP alebo ich revidujete, aby ste označili časť písmenom / číslom.Ukážte, ako by mal vyzerať formát sekvencie pre každý nasledujúci riadok v sekcii, napríklad "A, B, C"; "1, 2, 3"; alebo "A1, A2, A3, B1, B2, B3."

Do konca šablóny vložte ďalšie dve tabuľky. Jedna z tabuliek by mala obsahovať zoznam externých referencií alebo príloh a formulárov, ktoré môžete pripojiť k SOP pre zmeny verzie. Druhá tabuľka môže byť pre dokumentáciu histórie verzií SOP a akékoľvek dôvody na zmeny. Tieto tabuľky môžu naďalej používať formát číslovania / písma, ktorý používa zvyšok šablóny.

Uložte dokument ako súbor šablón iba na čítanie. To pomôže udržať vašu šablónu náhodne prepísanú tým, že nútite používateľa uložiť dokument pod iným názvom, ak je zmenený.