Zlomenie starých návykov alebo učenie sa nových je ťažké pre niektorých ľudí. To môže byť náročné na pracovisku, ak zamestnanci robia to isté rutiny na dlhú dobu a sú nepríjemné v čomkoľvek, čo vnímajú ako narušenia - alebo dokonca ohrozenia - na istotu zamestnania. Ich ochota prispôsobiť sa zmenám do značnej miery závisí od toho, ako sa im predkladajú zmeny v písomných zásadách a postupoch.
Určenie, či je potrebná zmena
Populárna axióma naznačuje, že ak niečo nie je zlomené, nepotrebuje fixáciu. Na pracovisku však stagnuje prostredie, ktoré priľne k starému spôsobu, ako robiť veci "práve preto, že" zaostáva za konkurenciou, ak sa nebude držať krok s nápadmi, trendmi a technologickým pokrokom, ktoré by mohli pomôcť lepšiemu výkonu. Patria medzi ne faktory, ako je najmodernejšie vybavenie, zlúčenie, outsourcing a dokonca zmenšovanie, aby sa lepšie spravovali zdroje. Pred navrhnutím nových politík a postupov je dôležité posúdiť, ako budú priamo a nepriamo prínosom pre spoločnosť, ako dlho bude trvať na ich plnej integrácii do existujúcich operácií a zmýšľania, aké budú navrhované zmeny a aké dôsledky budú mať, ak spoločnosť nečiní nič vôbec.
Relevancia a účasť
Ľudské bytosti v každom veku nemajú vôbec pochybnosti o tom, čo majú robiť, najmä ak si myslia, že je nariadené, aby robili niečo bez dobrého dôvodu. Okrem toho, ak by ich názory na túto tému neboli vyžiadané vopred, existuje väčšia pravdepodobnosť, že sa postavia odporu, pretože si myslia, že právomoci - či sú to rodičia, manželia alebo šéfovia - nerešpektujú ne. Ak si napríklad chcete, aby personál frontových kancelárií začal používať španielske jazykové kurzy sponzorované spoločnosťou, musia vidieť spojenie medzi touto novou kvalifikáciou a ich interakciou so španielsky hovoriacou klientelou, ktorá následne vytvorí viac obchodov, zvýši zisky spoločnosti a majú za následok zvýšenie, bonusy a vyššie provízie. Zatiaľ čo nie je vždy praktické alebo vhodné, aby každé nové pravidlo bolo prijaté na hlasovanie vo výbore, a preto sa stále viac žiada o spätnú väzbu a nápady zamestnancov, čo umožňuje manažérom predvídať reakcie svojich pracovníkov na prechodné politiky a postupy.
Poskytovanie správy
Bez ohľadu na to, či zavádzate novú politiku týkajúcu sa bezpečnosti kancelárií alebo poskytovania vzdelávacích materiálov o tom, ako prevádzkovať nové zariadenie, musíte nielen rozhodnúť, ako sa informácie budú baliť a šíriť, ale aj ako bude meraná jeho účinnosť. Ak sa jedná o zmenu pravidiel, napríklad musíte rozhodnúť, či sa bude nachádzať vo formáte poznámok, oznámenom e-mailom alebo prístupom z internej webovej stránky, ktorú zamestnanci bežne kontrolujú o aktualizáciách a oznámeniach spoločnosti. Zvolená metóda závisí od veľkosti kancelárie, naliehavosti problému a schopnosti pracovníkov prevziať zodpovednosť. Ak ide o procedurálny dokument, musíte sa rozhodnúť, či ide len o text, text s grafikou alebo text s fotografiami. Prístup, ktorý si vyberiete, bude založený na zložitosti úlohy a materiálu, ako aj na intelektu cieľových čitateľov. Meranie úspešnosti novej politiky alebo postupu bude kvantitatívne alebo kvalitatívne založené na štvrťročných prírastkoch. Nové pravidlo by sa mohlo vyskúšať aj na základe pilotného programu alebo rozdeliť na menšie segmenty, aby postupne uvoľňovalo pracovníkov do inej rutiny, na rozdiel od radikálnej zmeny, ktorá sa stane cez noc. Príklad: Prechod na "bezpapierovú kanceláriu" by mal začať s pracovníkmi, ktorí sa učia pracovať s kontrolným zariadením, čím sa zníži počet kópií, ktoré sa fyzicky nahrádzajú, a potom úplne odstránia spisové skrine.
dôsledky
Keď ohlásíte novú politiku, podľa ktorej je "Neformálny piatok" zrušený, aby sa vylepšil obraz spoločnosti, očakávate, že zamestnanci budú budúci piatok, keď ich uvidíte, vyzerať profesionálne. Ak sa ešte občas obliekajú, je to buď produkt ich jednoduchého zabudnutia, že nová politika vstúpila do platnosti (niekedy môže byť pomalá krivka učenia), alebo úmyselné rozhodnutie zo strany ich ignorovať. Ak vaše písomné pravidlá nezahŕňajú akúkoľvek zmienku o tom, ako bude nové pravidlo presadzované, bude ťažké získať niekoho, kto ho vezme vážne. Pri zostavovaní časti týkajúcej sa dôsledkov je dôležité, aby ste jazykom prehodnotili s predstaviteľom ľudských zdrojov a / alebo advokátom, aby ste sa uistili, že (1) disciplína je vhodná, (2) disciplína je v súlade s pracovnými právnymi predpismi (3) jazyk je jasný a ľahko pochopiteľný a (4) disciplína je rozumná a neruší tok práce. Napríklad zamestnanec môže mať radosť z toho, že "ktokoľvek, kto poruší piatkový obliekací kód, bude ihneď poslaný domov, aby sa zmenil" (najmä ak by práca za hodinu alebo dve prestala pracovať presne to, čo chcel).
