Pravidlá a postupy v písomnej forme poskytujú manažérom a zamestnancom usmernenia pre spravodlivé, jednotné, logické a právne zaobchádzanie so všetkými v organizácii alebo firme. Politiky stanovujú pravidlá a postupy poskytujú spôsoby, ktorými sa politiky musia implementovať.
Prečo sú potrebné politiky a postupy
Politiky a postupy poskytujú základ pre dôsledné správanie bez ohľadu na postavenie alebo dĺžku zamestnania osôb, ktoré ich realizujú. Ponúkajú príležitosť na rýchlejšiu reakciu na otázky alebo obavy o tom, čo robiť. Pretože poskytujú relatívnu jednotnosť, robia väčšiu zodpovednosť. Politiky a postupy tiež pomáhajú zabezpečiť, aby boli akcie legálne a včasné.
Päťstupňový plán na ich vytvorenie
Prvý krok si vyžaduje štúdium všetkých minulých alebo súčasných politík a postupov. Je rozumné pozrieť sa na to, čo robia iní v tejto oblasti, aby zistili, čo môže chýbať, najmä ak sa vaša organizácia alebo spoločnosť značne líšia. Tí, ktorí budú zodpovední za monitorovanie politík a postupov a ľudí, ktorých sa týkajú, by mali byť vypočutí.
V druhom kroku, vyzbrojenom najnovšími údajmi, je potrebné formulovať a distribuovať nové alebo revidované politiky a postupy. Tretí krok je fáza implementácie. Ak je potrebná odborná príprava zamestnancov, je to čas na ich vykonanie. Časom štvrtý krok sa snaží zhodnotiť, čo sa implementovalo, aby sa mohli v prípade potreby vykonať zmeny.
Posledný krok, založený na prebiehajúcom hodnotení politík a postupov a zmenách v životnom prostredí, pozostáva z aktualizácie, takže proces zostáva aktuálny. Môžu byť schválené nové štátne alebo federálne zákony alebo vyhlásené nové predpisy.
Politiky a postupy v oblasti ľudských zdrojov
Oddelenie ľudských zdrojov je na poprednom mieste v zozname pre požadovanú implementáciu. Prijímanie, nájom a streľba, kontrola výkonnosti personálu, čas a návštevnosť a dovolenka sú len niektorými dôležitými oblasťami, ktoré je potrebné pokryť. Zahrnuté budú určite obavy týkajúce sa sexuálneho obťažovania, konzultantov a okrajové výhody.
Ďalšie oblasti, ktoré môžu vyžadovať politiky a postupy
Mzdové, účtovné a finančné oddelenia vyžadujú pravidlá a postupy. Inventár, dodávka a nákup; počítačov, intranetu a internetu; zákaznícky servis, bezpečnosť výrobkov a stiahnutie z trhu; bezpečnosť, zotavenie po havárii; a predaj a marketing sú určite dodatočné oblasti, ktoré potrebujú politiky a postupy.
Hľadanie príkladov
Mnoho komerčných a neziskových spoločností na internete ponúka šablóny, ktoré majú v mnohých oblastiach vhodný jazyk. Namiesto toho, aby ste objavili koleso, používa niečo, čo už bolo napísané ako základ pre vaše pravidlá a postupy. Tým sa šetrí čas, zvyšuje sa pravdepodobnosť zahrnutia dôležitých oblastí a pomôže sa zabezpečiť splnenie právnych požiadaviek.
Ak môžete získať pravidlá a postupy organizácií alebo spoločností, ktoré sa podieľajú na tom istom podniku ako váš, bolo by to užitočné.
Žiadny zdroj by sa nemal považovať za úplne relevantný alebo spoľahlivý. Čím viac príkladov nájdete, tým lepšie vaše pravidlá a postupy budú pravdepodobne.
