Ktokoľvek, kto prevádzkuje podnik, čelí výzve zabezpečiť, aby zamestnanci vykonali správne kroky na vykonanie tejto práce. To platí najmä pre spoločnosti, ktoré vyrábajú výrobky alebo poskytujú služby, vládne agentúry, ktoré musia presadzovať predpisy a organizácie, ako sú nemocnice, ktoré sú poverené zdravím pacientov. Ako tieto obavy vedú k tomu, aby sa zamestnanci riadili správnymi krokmi? Napíšu postupy kvality, ktoré špecifikujú úlohu každého zamestnanca pri zlepšovaní celkovej výkonnosti.
Začnite tým, že pochopíte rozdiel medzi vnútornou a vonkajšou kvalitou. Vnútorná kvalita sa vzťahuje na snahy spoločnosti o zlepšenie svojich vnútorných operácií, ako napríklad zlepšenie riadenia a výkonnosti zamestnancov. Externá kvalita sa týka úsilia spoločnosti udržať vysokú úroveň spokojnosti zákazníkov.
Zamerajte sa na postupy písania na zlepšenie internej kvality. Zdôraznite, že sa musia zúčastniť všetci v spoločnosti - od podporných zamestnancov až po vedúcich pracovníkov. Nezabúdajte však, že ak prejavíte skutočný záujem o odpoveď zamestnancov na nové postupy, pravdepodobne budete inšpirovať angažovanosť zamestnancov, čo povedie k posilneniu morálky.
Porozprávajte sa s Medzinárodnou organizáciou pre normalizáciu (ISO), ktorá publikovala manuály kvality, ktoré používajú výrobcovia a poskytovatelia služieb. Podľa spoločnosti Praxiom Research Group Limited, ktorá interpretuje normy ISO pre širokú verejnosť, ISO 9004 naznačuje, že spoločnosti "vytvárajú sociokultúrne prostredie, ktoré podporuje zlepšovanie". To znamená, že manažéri musia rešpektovať podporný personál, aby si získali rešpekt. zdieľať firemné informácie so zamestnancami a že vedúci pracovníci môžu povzbudiť zamestnancov k tomu, aby lepšie pracovali nastavením správneho príkladu.
Vytvorte systém na meranie zlepšenia v procese kvality. ISO 9004 opäť odporúča, aby sa spoločnosti učili, ako merať spokojnosť zákazníkov a profesionálny rozvoj zamestnancov - hlavné prvky celkového systému riadenia kvality.
Zvážte návrhy GMP, svetového lídra v oblasti správnych výrobných postupov, pre spoločnosti, ktoré sa snažia o napísanie postupov kvality. GMP navrhuje, aby manažéri porozumeli každému pracovnému úradu predtým, ako sa naň písali postupy. Mali by uvádzať zoznam kľúčových krokov, ktoré musia zamestnanci dodržiavať pri výkone svojej konkrétnej práce.
Postupy kvality písať v každodennom jazyku. Podľa GMP: "Môžete zvýšiť čitateľnosť postupu pomocou krátkych jednoduchých viet."
Prečítajte si, ako baliť postupy tak, aby ich zamestnanci venovali pozornosť. Napríklad GMP navrhuje, aby ste urobili ďalšie kroky na navrhnutie ohľaduplných stránok, tabuliek obsahu, indexov a atraktívnych vizuálnych údajov.
Použite obrázky v manuáloch alebo pokynoch týkajúcich sa kvality. Nielenže obrázky dokážu ľahšie pochopiť vaše pokyny, ale môžu byť použité na zdôraznenie dôležitých bodov alebo inak vyvolávajú záujem zamestnancov.
