Nástroje na riadenie projektov sú bežnými prostriedkami na sledovanie činností, termínov a zdrojov na projekte. Sú zvyčajne vizuálne nástroje navrhnuté tak, aby reprezentovali ciele a aktivity projektu - napr. Grafy Ganttov - alebo zodpovednosti tých, ktorí pracujú na rôznych fázach projektu, ako sú plány na plávanie.
Pro: Organizácia
Nástroje riadenia projektov vám pomáhajú udržiavať organizáciu od začiatku projektu. Identifikáciou všetkých aktivít a ich trvaním, zdrojmi a zodpovednými ľuďmi sa nikdy nemusíte pýtať, čo robiť ďalej alebo kto bude zodpovedný. Podrobnosti sa dajú ľahšie sledovať, pretože sú zapísané a označené po dokončení. V priebehu projektu pomáha lepšia organizácia šetriť čas a stres a zabraňuje skráteniu v poslednej chvíli.
Pro: Ľahko zdieľané
Nástroje na riadenie projektov zvyčajne vytvárajú jeden dokument, ktorý slúži ako "projekt na prvý pohľad". Tento projekt je ľahko zdieľaný s každým, kto pracuje na rôznych komponentoch. Každý pozná stav činností, ktoré môžu mať vplyv na ich prácu. Určitý softvér umožňuje editáciu s otvoreným prístupom, aby každý mohol vidieť všetky podrobnosti o stave projektu.
Con: Časové investície
Dá sa vynaložiť značné množstvo času na vzdelávanie a vytvorenie pôvodného nástroja na riadenie projektov, ktorý sa rozhodne pre projekt. Niektoré nástroje sa dajú ľahko naučiť, iné môžu byť podrobné a technické. Každý, kto sa na projekte musí naučiť interpretovať nástroj; niekto musí byť tiež zodpovedný za to, ako vytvoriť nástroj. Niekedy môže učebný špecializovaný softvér trvať aj po vytvorení samotného dokumentu.
Con: Údržba
Nástroje riadenia projektov sú užitočné iba vtedy, keď sú pravidelne aktualizované. Pôvodný plán je cenný, ale v skutočnosti projekty nikdy nechodia podľa plánu. Ak dôjde k zmenám, napríklad k novým úlohám alebo oneskoreniam, dokument je potrebné zodpovedajúcim spôsobom aktualizovať. Za túto bežnú úlohu musí byť zodpovedný niekto.
