Dôležité stretnutie? Nadchádzajúci krvný pohon? Existuje veľa dôvodov na to, aby bolo možné odoslať presvedčivú obchodnú správu. Každá rozoslaná správa musí byť dobre napísaná, pretože reprezentuje vás a vaše oddelenie. A samozrejme, chcete presvedčiť ľudí, aby sa zúčastnili, podpísali, dali alebo čokoľvek, odkiaľ ich žiadate. Po niekoľkých pokynoch vám pri navrhovaní presvedčivých poznámok môžete získať požadované výsledky.
Identifikujte svoje publikum
Pochopte čitateľa alebo cieľové publikum. Spätná väzba vášho tímu sa pravdepodobne bude líšiť od pripomienok k predstavenstvu. Zatiaľ čo sú vždy profesionálne povahy, niektoré poznámky musia byť formálnejšie v reči. Ďalšie faktory, ako napríklad vek, pohlavie a úroveň vzdelania, môžu tiež zohrávať úlohu pri písaní presvedčivej poznámky.
Uveďte svoj motív
Môže to znieť hlúpo, pretože si samozrejme myslíte, čo bude vaša poznámka. Napísanie jasnej témy pre váš list vám pomôže zamerať sa presne na to, čo sa má stať. Uvedomujúc si, že vám to stručne pomôže dostať sa k bodu bez nadmerných dodatočných pripomienok. Uvedenie témy je len pre vašu referenciu pri písaní. Vašu tému neoznamujete čitateľom. Vaša téma by napríklad mohla byť "podporiť krvný disk budúci utorok".
Nakreslite poznámku
Ooh, to je to nenávidené slovo zo siedmej triedy cez strednú školu, "obrys". Odpočívajte. Toto je len jedna neformálne načrtnúť, kto je čitateľ, čo chcete, aby urobil a prečo by to mal robiť. Nikto to nevidí, ale vy; žiadny grammarista nebude visieť nad vašim ramenom alebo mu nebudete mať červené pero, pretože ste nemali vždy bod B, aby ste ísť s bodom A. Tento obrys vám jednoducho pomôže usporiadať vaše myšlienky. Váš obrys by mohol byť iba body odrážky v poradí:
- Podporujte krvný disk budúci utorok.
- Krvné disky zachraňujú životy.
- Všetky typy krvi sú potrebné.
- Dohodnite si schôdzku.
Pridajte poznámky k obrysu, kde majú podrobnosti zmysel:
- Podporujte krvný disk nasledujúci utorok, 25. septembra, 8:00 - poludnie
- Krvné disky zachraňujú životy.
- Všetky typy krvi sú potrebné.
- Urobte schôdzku, aby ste nemuseli čakať. Zavolajte ____
Udržujte ho krátky a sústredený
Začnite písať pomocou obrysu a poznámok. Pamätajte, že poznámky sú krátke a zamerané. Opíšte stručne, ale podrobne, čo chcete, aby čitateľ urobil, prečo, ako kedy. Uveďte výhody akcie. Získať ľudí, aby súhlasili s tým, čo navrhujete a robiť, ako ste požadovali, je konečným cieľom presvedčivej poznámky. Ale presvedčiť ľudí, že to, čo navrhujete, je dobrý nápad, musíte dať čitateľom dôvody, prečo by mali dodržiavať. Povedzte ľuďom, čo získate, a uveďte hlavné výhody toho, čo robíte.
Upraviť a prepísať
Skontrolujte gramatické a pravopisné chyby. Zatiaľ čo myšlienka tejto poznámky je dôležitá, malé veci sa tiež počítajú. Správa bude presvedčivejšia, ak bude dobre napísaná a nebude obsahovať gramatické a písomné chyby. Podnikatelia majú vysoké očakávania. Ak je poznámka presvedčivá, ale má zreteľné chyby, tieto chyby znížia vplyv a účinnosť memo. Po prvej koncepcii ju odložte a vráťte sa k nej za niekoľko minút alebo niekoľko hodín, v závislosti od toho, koľko času máte predtým, než ju budete musieť poslať. Opätovne prečítajte poznámku a vykonajte všetky zmeny, o ktorých si myslíte, že ju zlepšia.
Napríklad, ak si myslíte, že by mohol použiť viac presvedčenia, urobte malý výskum pre presvedčivé fakty:
- Podporujte krvný obeh v utorok 25. septembra od 8.00 do poludnia.
- Krvné disky zachraňujú životy. Iba v minulom roku sa v našej miestnej nemocnici použili šampóny krvi kvôli mimoriadnym udalostiam a transfúziám. Všetko vďaka darcom krvi.
- Všetky typy krvi sú potrebné.
- Zavolajte ____, aby ste sa dohodli na schôdzke, takže nemusíte čakať.
Spýtajte sa na prvú odpoveď
Pred odoslaním pripomienok získate spätnú väzbu od ostatných. Opýtajte sa niekoľkých ľudí, ktorých názory hodnotíte, aby ste si ich prečítali pred odoslaním. Opýtajte sa, či by boli presvedčení, aby podnikli kroky, a ak nie, prečo. Vypočujte si akékoľvek návrhy a skúste začleniť do poznámky všetky užitočné nápady. Presvedčivá poznámka zvyčajne trvá niekoľko návrhov skôr, než je dostatočne dobrá na to, aby bola distribuovaná.
