Záložné systémy ponúkajú výhody a nevýhody pri nastavení kancelárií. Väčšina spoločností používa tradičné systémy archivovania, v ktorých sú podané papierové dokumenty v kartotékach. Najbežnejším typom používaného registračného systému je abecedný systém.
účel
Filingové systémy slúžia na udržiavanie dokumentov organizovaných a ľahko nájdených pre zamestnancov. Je nastavený systém archivovania a zamestnanci postupujú podľa použitého systému.
výhody
Abecedné systémy archivovania sú jeden typ systému, ktorý sa ľahko učiť a učiť. Dokumenty sú zadávané v abecednom poradí typicky podľa názvu dodávateľa. Každý zamestnanec môže nájsť potrebný dokument, pokiaľ je známy názov dodávateľa.
nevýhody
Jednou z nevýhod tohto systému je to, že dokumenty sú často nesprávne z dôvodu písmen. Ďalšou nevýhodou je, že ak sa pod prvým menom odovzdáva niečo napriek priezvisku, je ťažké nájsť dokumenty. Zmeny názvov v spoločnostiach sa nemusia správne zaznamenávať, čo tiež spôsobuje zmätok s týmto systémom podávania.
