Na stretnutiach sa zaznamenávajú kroky prijaté počas stretnutia. Formát sa riadi Rómskym poriadkovým poriadkom a používa sa na všetko od klubových a obchodných stretnutí až po schôdze vlády. Pri ročných stretnutiach HOA (Združenie vlastníkov domov) zápisnica poskytuje záznamy o rozhodnutiach a činnostiach rady HOA. Prijímanie poznámok a zaznamenávanie stretnutia môže tajomník rady presne zaznamenať zápisnicu po stretnutí. Stanovisko musí byť vynechané z zápisnice, aby bol dokument stručný a objektívny.
Pomocou agendy schôdzky môžete vytvoriť prehľad tém schôdzok. Zobrazte témy a ponechajte priestor pre poznámky.
Urobte si poznámky na schôdzi o účasti, návrhoch, rozhodnutiach a témach diskutovaných počas stretnutia. Všimnite si, kto povedal, čo môžete správne priradiť. Môžete použiť hlasový záznamník, aby ste predišli ničomu. Vaše poznámky by mali zhrnúť diskusiu. Zapíšte si čas a dátum stretnutia a koniec stretnutia.
Zadajte minúty počnúc názvom HOA a názov schôdzky. Zoznam, ktorý sa zúčastnil a kto bol neprítomný. Uveďte členov správnej rady podľa názvu a mena. Zaznamenajte čas a dátum stretnutia.
Uveďte zoznam tém, na ktoré boli diskutované, a zahrňte akékoľvek návrhy, hlasy a rozhodnutia pre každú tému. Uveďte všetky predložené skutočnosti a vynechajte názory a domnienky.
Priložte všetky správy prezentované na stretnutí. Uveďte, že boli uvedené v zápisnici.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
zápisník
-
ceruzka
-
Hlasový záznamník (voliteľné)
-
počítačový
-
Program stretnutia
