Účtovanie finančných transakcií podniku je dôležitou funkciou denných operácií. Vypracovanie a používanie vhodného účtovného systému zabezpečí, že všetky transakcie budú zaznamenané správne a presne v hlavnej knihe spoločnosti. Technologický pokrok uľahčuje účtovný proces pre mnohé firmy.
Manuálny systém
Manuálne účtovné systémy využívajú viaceré účtovné knihy na zaznamenávanie finančných transakcií. Spoločnosti majú samostatné účtovné knihy pre každú časť účtovného systému, ako sú splatné účty, pohľadávky a predaj. Účtovníci potom zhromažďujú tieto knihy do jednej hlavnej knihy a poskytujú rovnováhu pre každú účtovnú knihu. Kniha hlavnej knihy prispieva k tvorbe finančných výkazov.
Manuálne účtovné výhody
Zatiaľ čo zdĺhavé a časovo náročné účtovné systémy ponúkajú určité výhody. Záznamy sa dajú ľahko skontrolovať a účtovníci môžu v prípade potreby urobiť jednoduché zmeny; individuálne účty sa ľahko zosúladia, pretože informácie sú systematicky usporiadané prostredníctvom každej knihy. Účtovatelia majú tiež prospech z fyzickej manipulácie s každou knihou a vytvorenia poznámok v účtoch zákazníkov, pokiaľ ide o akékoľvek otázky, ktoré si vyžadujú objasnenie alebo opravy.
Počítačový systém
Tabuľkové procesory a účtovné informačné systémy vyžadujú, aby účtovníci zadali finančné údaje a potom matematické algoritmy vypočítavajú informácie do potrebných účtovných kníh a finančných výkazov. Počítačové systémy tiež umožňujú účtovníkom vytvárať trendovú analýzu a rýchle a presné hlásenie všetkých odchýlok. Okrem toho sú transakcie zo všetkých divízií spoločnosti prístupné prostredníctvom počítačových účtovných systémov, čím sa účtovníkom poskytuje lepší prístup k finančným informáciám.
Počítačové účtovné výhody
Počítačové účtovníctvo ponúka niekoľko výhod ako manuálne účtovníctvo; účtovníci spracovávajú viac informácií rýchlejšie, vzorce overujú vypočítané súčty a chyby sú menej časté. Účtovné systémy sú tiež prispôsobiteľné priemyslu, čo umožňuje účtovníkom používať prednastavené šablóny pre svoju hlavnú knihu. Účtovníci tiež môžu s relatívnou ľahkosťou ukladať niekoľko rokov finančných informácií, čo im dáva príležitosť skontrolovať informácie z predchádzajúceho roka bez triedenia zásobníkov papierových kníh.
Najlepšia metóda
Väčšina spoločností používa počítačový účtovný systém na zaznamenávanie a prezentáciu svojich finančných informácií. Systém im umožňuje presne zaznamenávať obchodné transakcie a rýchlo vytvárať finančné správy na kontrolu manažmentu. Zatiaľ čo funkcie manuálneho účtovníctva sa zmenili, nikdy sa úplne nezmizne. Účtovníci musia skontrolovať informácie prezentované vo finančných správach z účtovného systému s cieľom zabezpečiť presnosť a platnosť. Účtovníci tiež musia zabezpečiť, aby všetky finančné informácie dodržiavali všeobecne uznávané účtovné zásady a akékoľvek iné usmernenia od regulačných agentúr.
