Zmena fakturačných postupov vašej spoločnosti môže mať vplyv na to, ako obchodujete s mnohými zákazníkmi. Nemôžete jednoducho zmeniť plánované dátumy faktúry, zvýšiť sumy platieb alebo inak upraviť svoje podmienky bez upozornenia vašich zákazníkov. V opačnom prípade budete čeliť vyhliadkam na výzvy, sťažnosti, stratu príjmov a negatívne komentáre. Vypracujte list, ktorý pošlete svojim zákazníkom, aby ste poskytli úplné odpovede na otázku "kto, čo, kedy a kde" z vašich nových pravidiel.
Objasniť účel
Formálne oznámenia o procedurálnych zmenách by sa mali otvoriť s jasnými vyhláseniami o zdroji informácií, o obyvateľstve, ktoré ovplyvňujú, ao povahe zmeny. Ak chcete dosiahnuť tento cieľ, použite hlavičkový papier spoločnosti, aby príjemca ihneď poznal vašu identitu. Ak nastavíte svoju správu v softvéri na spracovanie textu ako projekt hromadnej korešpondencie, môžete do každého listu zahrnúť prispôsobené pozvánky, aby ste sa vyhli obávanému úvodu "Vážený zákazník", ktorý depersonalizuje akúkoľvek správu. Opätovne potvrďte svoje ocenenie pre podnikanie príjemcu a vysvetlite základy politiky v stručnom prvom odseku. Môžete napríklad oznámiť: "Pretože vás oceňujeme ako zákazník, kontaktujeme vás s cieľom informovať vás o nadchádzajúcej zmene v našich fakturačných postupoch, ktoré ovplyvňujú váš účet u nás."
Zadajte podrobnosti
Po predstavení celkového predmetu komunikácie prejdite na bod v ďalšom odseku. Vysvetlite čo najrýchlejšie zmenu, ktorá prichádza a ako sa nové pravidlá líšia od starých. Zákazníci chcú presne vedieť, ako sa ich pravidlá týkajú. Ak neposkytnete jasné a logické vysvetlenie, ktoré zodpovedá všetkým zjavným otázkam, ktoré vyvoláva, telefón začne zvoniť krátko po príchode vašich listov do poštových schránok príjemcov. Aby ste sa uistili, že ste sa zaoberali všetkými potrebnými podrobnosťami, požiadajte priateľov, kolegov alebo iných zahraničných partnerov, aby si prečítali Váš list vo svojich prototypových fázach a upresnili vaše posolstvo vo svetle akýchkoľvek otázok, ktoré vyvolávajú.
Potvrďte časovanie
Vydeľujte presne, keď sa zmeny prejavia. Ak zákazníci musia začať používať novú platobnú adresu účinnú s fakturačným cyklom konkrétneho mesiaca, povedzte im: "Od začiatku platieb mesiac a rok odošlite šek na adresu adresu." Ak zákazníci uvidia zmenu v platobných podmienkach, povedzte im: "Zvýšime minimálnu platbu z číslo na počet percent z vášho zostatku od mesiaca a roku." Aby ste sa vyhli nedorozumeniu, použite tento časový výkaz, aby ste skompletizovali zmenu a poskytli úplný dátum, aby sa váš list stal životaschopným budúcim odkazom na súbory zákazníkov.
Urobte to oficiálne
Predtým, ako zavriete svoj list, jasne a priateľsky ujasnite, že vaše zmeny nie sú voliteľnými podmienkami. Zákazníci si musia uvedomiť, že sa nemôžu odhlásiť z vašich postupov okrem toho, že zatvoria svoje účty, a že s vami pokračujúcou obchodnou činnosťou odo dňa zmeny potvrdzujú, že súhlasia s novými pravidlami. Zadajte svoje meno a kontaktné údaje, aj keď sa to všetko objaví ako súčasť vášho hlavičkového papiera, a zdôraznite, že privítate volania zákazníkov, ak majú otázky alebo pripomienky.
