Keď výkon zamestnancov klesne pod očakávania spoločnosti, mnohí zamestnávatelia vypracujú plány na zlepšenie výkonnosti. Účelom plánu zlepšenia výkonnosti je poskytnúť zamestnancovi možnosť napraviť nedostatky v práci pomocou štruktúrovanej metódy, ktorá zahŕňa usmernenie vedúceho pracovníka a pravidelné monitorovanie na meranie pokroku. Niektoré plány na zlepšenie výkonnosti sú poslednou príležitosťou, aby zamestnanec zostal zamestnaný. Preto zostavte plány s prísnymi pokynmi, ktoré uvádzajú dôsledky, ktoré zamestnanec vedie pri napísaní plánu.
Preskúmajte hodnotenie výkonnosti zamestnanca za súčasné hodnotiace obdobie. Porovnajte ho s hodnoteniami výkonnosti predchádzajúcich hodnotení, aby ste zistili, či zamestnanec preukázal v minulosti odbornú spôsobilosť týkajúcu sa aktuálnych otázok.
Uveďte výkonnostné štandardy, v ktorých výkonnosť zamestnanca nedosahuje očakávania. Napríklad, ak štandardy výkonnosti naznačujú, že agent zákazníckych služieb musí udržiavať spokojnosť zákazníkov s 85% spokojnosťou zákazníkov, zamestnanec, ktorého hodnotenie je len 60%, sa musí zlepšiť. Oblasti na zlepšenie môžu zahŕňať komunikačné zručnosti, postupy pomoci zákazníkom a prípadne zručnosti pri rokovaniach a riešení konfliktov.
Diskutujte o silných stránkach zamestnancov ao tom, ako tieto zručnosti používať na zlepšenie v oblastiach, kde sa jeho výkon potrebuje zlepšiť. Napríklad zamestnanec, ktorý preukáže vynikajúcu odbornosť pri poskytovaní telefonickej pomoci zákazníkom, môže pracovať na prenose týchto dobrých komunikačných schopností, keď pomáha zákazníkom v interakcii tvárou v tvár. Spýtajte sa zamestnanca na vstupné informácie o tom, ako by sa mohol zlepšiť, ako je školenie pracovných zručností alebo individuálne poradenstvo od vedúceho pracovníka alebo skúseného zamestnanca.
Uveďte oblasti na zlepšenie podľa poradia ich priority. Kritické oblasti prichádzajú ako prvé, za ktorými nasledujú oblasti, v ktorých môže zamestnanec vykonávať následné zlepšenia alebo menšie úpravy. Zvážte začlenenie menších úprav na zlepšenie, ak sú relatívne ľahké opravy, ktoré zamestnanec môže vyriešiť okamžite.
Dokumentujte spätnú väzbu zamestnancov a odporúčania nadriadeného. Vytvorte písomný plán, v ktorom sa uvedú výkonnostné nedostatky podľa výkonnostných noriem. Okrem toho uveďte zoznam činností, ktoré bude zamestnanec potrebovať na zlepšenie a zdroje potrebné na zlepšenie.
Naplánujte míľniky na monitorovanie pokroku v pláne zlepšovania výkonnosti. Napríklad, ak trvanie plánu je 45 dní, týždenné následné konferencie s nadriadeným by mali odhaliť prírastkové zlepšenia.
Uveďte dôsledky nerešpektovania podmienok plánu zlepšovania výkonnosti. V závislosti od oblastí a typov zlepšenia môže dôjsť k odstráneniu z pozície alebo dokonca ukončeniu, ak zamestnanec nedosiahne podmienky plánu.
Získajte dohodu zo strany zamestnanca o podmienkach plánu zlepšovania výkonnosti. Poskytnite zamestnancovi kópiu plánu a požiadajte ho, aby ho podpísal s uvedením, že rozumie požiadavkám a dôsledkom.
Priložte kópiu aktuálneho plánu hodnotenia výkonnosti do plánu zlepšovania výkonnosti a podajte oba dokumenty v osobnom súbore zamestnanca.
