Organizácie, ktoré majú zavedený proces riadenia zmlúv, môžu ušetriť čas a peniaze, a preto majú výhodu na trhu. V centre zdravého riadenia zmlúv je ústredné miesto, kde je ľahko prístupný všetok zmluvný jazyk.
Analyzujte zmluvu
Prezrite si zmluvu, aby ste zabezpečili, že obsahuje všetky relevantné informácie. Pevná zmluva jasne definuje úlohy a zodpovednosti organizácií a jednotlivcov. Malo by uviesť všetky časové rámce a lehoty, určiť, ako sa meria výsledky a jasne stanoviť spôsoby platby.
Pochopte pozadie
Venujeme si čas na diskusiu v rámci organizácie, úloha poskytovateľa služieb a vzťah, ktorý vznikol, pomôže definovať podmienky zmluvy. Ak je to potrebné, stretnite sa s poskytovateľom služieb, aby ste zistili akékoľvek nevyriešené problémy. Pevný vzťah s poskytovateľom služieb môže pomôcť vytvoriť zmluvu, ktorá je prospešná pre obe strany.
Zaviesť monitorovacie protokoly
Uistite sa, že existujú systémy, ktoré zhromažďujú údaje, monitorujú časové harmonogramy, podávajú správy o výkonnosti a zabezpečujú účtovníctvo. Dobre definované postupy šetria čas a peniaze.
Získajte potrebnú dokumentáciu
Na začiatku zmluvy je dôležité identifikovať všetky potrebné licencie a dokumentáciu, potvrdiť, že všetky informácie sú aktuálne a zdieľať tieto informácie s poskytovateľom služieb.
Informujte všetky strany
Členovia tímu pre riadenie zmlúv a ostatných zainteresovaných strán by mali byť na začiatku informovaní o svojich povinnostiach v procese uzatvárania zmlúv. Zodpovednosť počas celého trvania zmluvy by mala byť jasne načrtnutá, aby všetci členovia tímu pochopili svoje povinnosti.
Správa problémov
Po podpísaní zmluvy by sa mali riešiť akékoľvek nevyriešené problémy, aby počas trvania zmluvy nespôsobovali problémy. Nevyriešené problémy v čase podpísania zmluvy by mali byť odpísané a dohodnuté riešenie a časový rámec. To je tiež vhodný čas na identifikáciu zmluvných položiek, ktoré budú ponechané na budúci vývoj. Každá položka, ktorá si vyžaduje zmenu pôvodnej zmluvy, musí byť starostlivo zaznamenaná a spravovaná.
Posúdiť prechod
V niektorých zmluvách bude prechodná fáza. Na konci tejto fázy by sa strany mali stretnúť s cieľom posúdiť celkové plnenie zmluvy. V niektorých prípadoch je prechodné obdobie, kedy sú konečné údaje o zmluve uzavreté; v týchto prípadoch je dôležité dôkladné posúdenie prechodného obdobia. Je to tiež čas určiť zmluvné podmienky, ako sú zdroje, ktoré budú potrebné.
Vyhodnoťte výkonnosť
Riadenie výkonnosti by malo byť kontinuálne v celej zmluve. Priebežné hodnotenie údajov o výkonnosti, pokračovanie v práci a oprava toho, čo nie je, pomôže obnoviť zmluvné podmienky, ktoré budú prospešné pre všetky strany.
Správa variácií
Všetky zmluvy by mali obsahovať ustanovenia o zmenách, ktoré by mali byť povolené len v určitých prípadoch. Zmeny v zmluve by mali byť vždy definované písomne formálnym pozmeňujúcim a doplňujúcim návrhom. Pre všetky zmeny by mal byť zavedený štandardný proces riadenia zmien.
