Výraz "interná poznámka" je skratka pre "interné memorandum". Vnútorné poznámky sa používajú na šírenie informácií, ako aj na masové požiadavky ľudí v spoločnosti, oddelení alebo družstve. Vnútorné poznámky upozorňujú na problémy a riešia problémy medzi nespočetnými ďalšími užitočnými funkciami v organizácii.
Tipy
-
Pri písaní internej poznámky si ju jednoducho udržujte rovno.
Prečo by ste mali napísať internú poznámku?
Interná poznámka je efektívny spôsob, ako osloviť mnohých ľudí v organizácii rýchlo a efektívne. Pomocou poznámky môžete jednoducho urobiť nasledovné:
- Objasniť alebo analyzovať predmet.
- Vykonajte odporúčania.
- Nastavte pripomienky.
- Dať inštrukcie.
- Vysielajte materiály.
- Vykonajte oznámenia.
- Správa o emisiách.
- Požiadajte o príspevky.
- Žiadosť o schválenie.
Kľúč k účinnej internej poznámke je jednoduchý. Vaša správa by mala byť stručná a mala by byť doručená v nekomplikovanom formáte, ktorý jasne posiela správu. Vnútorná vzorka správy by mohla zasielať výsledky celopodnikového prieskumu obedov kaviarne a nového vylepšeného menu.
Ako vytvoriš vnútornú poznámku?
Môžete rýchlo vytvoriť šablónu poznámok v programe Word alebo nájsť internú vzorku online. Nadpis interného memoranda má štyri kľúčové komponenty. Prvým je príjemca alebo príjemcovia poznámky, pred ktorým je "TO". Druhý je zdrojom poznámky, pred ktorým je "FROM". Tretí je dátum, pred ktorým je "DATE" a štvrtá zložka je predmetom z poznámky, pred ktorým je "SUBJECT".
Mali by ste používať vlastné názvy a mená príjemcov. Napríklad, ak je Tom Maxwell predsedom, mal by byť uvedený ako "Tom Maxwell, predseda". Ak je príliš veľa mien, môžete použiť kvôli stručnosti "All Staff" alebo "Department Heads". Mali by ste sa tiež identifikovať ako zdroj spomienky. Vaše meno a názov sa riadi nadpisom "FROM". Nemusíte sa odhlásiť na konci poznámky, ale môžete pridať vaše iniciály vedľa vášho mena ako spôsob overovania.
Predmetom tejto poznámky by mal byť opisný jej obsah. Namiesto používania všeobecných výrazov, ako je napríklad "Politika", by ste mali napísať krátku frázu, ako napríklad "Nová politika účinná od 1. júna 2018."
Ako píšete správu internej pamäte?
Šablóna poznámok v aplikácii Word vám môže poskytnúť poradie pri formátovaní, ale nebude vám poskytovať poradenstvo v súvislosti s obsahom. Zvyčajne je vždy stručné. Vaša interná poznámka by mala obsahovať úvod do jedného odseku, ktorý načrtáva účel memorandy. Potom by ste mali popísať, čo si vyžiadalo poznámku. Zamerajte sa len na to, čo príjemcovia potrebujú vedieť a akékoľvek kroky, ktoré potrebujú prijať ako reakciu na túto poznámku. Ešte si nie ste istí, čo písať? Postupujte podľa tejto internej vzorovej správy:
Dátum: 1. december 2018
Od: Maria Ruben
Komu: Zamestnanci
Re: Nové hodiny účinkujúce 1. januára 2019
Účelom tejto poznámky je upozornenie zamestnancov, že hodiny pracovnej posilovne sa menia. Po žiadostiach od mnohých zamestnancov sme sa rozhodli predĺžiť hodiny nad rámec bežných úradných hodín pre tých, ktorí by mohli skončiť nadčasové práce na novom rozvojovom projekte. Telocvičňa bude otvorená od 6:00 do 11:00. Ak máte akékoľvek otázky alebo pripomienky, dajte nám vedieť.
Maria Ruben
Senior HR riaditeľ
Vždy sa uistite, že ste svoju poznámku zakončili zdvorilou poznámkou a v prípade potreby ponúknite pomoc. Ukončite svoju internú poznámku krátkym zhrnutím, opakovaním podstatných bodov a zatvorením výzvy na akciu.
Bez ohľadu na to, či táto poznámka prináša dobré alebo zlé správy, vždy je najlepšie byť zdvorilý, presný, a poskytnúť pomoc pracovníkom, ktorí to môžu potrebovať. Ak máte problémy s formátovaním alebo znením, skúste si pozrieť niektoré šablóny online poznámok pre aplikáciu Word a ísť odtiaľto.
