Obchodné správy sú často umiestnené v odolnej plastovej väzbe alebo viazané pomocou spirály alebo hrebeňovej väzby, aby sa zabezpečilo, že budú držať až pre viacerých čitateľov. Formát správy, ktorý podnikatelia používajú pre viazané prehľady, sa nazýva formát rukopisu. Správa vo forme rukopisu obsahuje niekoľko sekcií: titulnú stránku, list o vyslaní, obsah, súhrn, úvod, pozadie problému alebo situácie, diskusia, riešenie, záver, diela citované a prílohy.
Spustite prehľad vytvorením titulnej stránky. Titulnú stránku je možné naformátovať niekoľkými rôznymi spôsobmi, ale musí obsahovať názov správy, meno autora, meno príjemcu a dátum.
Vytvorte písmeno prenosu. Napriek tomu, že správa môže mať viacerých príjemcov, list o odoslaní je adresovaný vedúcemu výboru alebo najvyššej osobe. Písmeno vysielania predstavuje úlohu a pokrýva hlavné body. Toto slúži ako predbežné zhrnutie pre príjemcu správy.
Napíšte telo správy, počnúc úvodom. Úvod popisuje účel správy, problém, o ktorom diskutujete, a rozsah problému. Ak je napríklad téma správy nedostatok parkovania na vašom pracovisku, popíšeme problém týkajúci sa parkovania, dôvod, prečo vaša spoločnosť musí vyriešiť problém a ktoré parkoviská ste diskutovali.
Vytvorte sekciu s názvom pozadie a účel, ktorý bude obsahovať všetky relevantné informácie o pozadí. Príjemca správy by už mohol byť informovaný o týchto informáciách, ale vrátane toho poskytne zvyšok výboru dôkladný prehľad, ako aj preukáže vaše vedomosti o téme. Pri príklade parkovania môžete prediskutovať skutočnosť, že zásielky boli primerané, keď ste začali, ale od fúzie spoločnosti v roku 2004, že noví zamestnanci mali problémy s nájdením parkoviska.
Napíšte časť, v ktorej sa diskutuje o rôznych riešeniach problému. Vedenie bude chcieť byť informované o všetkých možných riešeniach, alebo o všetkých možných príčinách problému v prípade analytickej správy. Zakryť každé riešenie alebo spôsobiť podrobne a poskytnúť dôkazy pre každého.
Popíšte najlepšie riešenie alebo najpravdepodobnejšiu príčinu. Ak obhajujete riešenie, poskytnite rozpočet a časový rozvrh riešenia, takže manažment má jasný obraz o všetkých peniazoch a práci spojenej s implementáciou riešenia. Ak popisujete najpravdepodobnejšiu príčinu, vysvetlite, akú príčinu by ste mohli riešiť.
Napíšte záver, ktorý zhrnie správu a zopakuje potrebu implementovať vaše najlepšie riešenie alebo riešiť najpravdepodobnejšiu príčinu. Poskytnite informácie o akcii, napríklad príslušné dátumy schôdzky na hlasovanie o riešení alebo iné informácie o stretnutiach.
Vytvorte sekciu citovanú v dielach, ktorá obsahuje zoznam všetkých vašich zdrojov. To umožní manažmentu prečítať si viac informácií o probléme alebo overiť vaše fakty.
Do konca správy umiestnite akékoľvek prílohy, napríklad kópiu prieskumu alebo podrobnú schému.
Vytvorte zhrnutie po zverejnení textu správy. Potom umiestnite súhrnný prehľad priamo za obsahom správy. Zhrnutie by malo byť približne 1/10 dĺžky textu správy a malo by predstavovať ucelený prehľad o celej správe. Účelom súhrnu je poskytnúť dôkladné zhrnutie celej správy pre výbor.
Napíšte obsah naposledy, ale umiestnite ju za písmenom odoslania. Keď skončíte s textom správy, zadajte všetky hlavné položky a podpoložky a umiestnite ich do obsahu spolu s ich číslom strany.
Zviažte prehľad. Ak sa vaša správa bude čítať len raz alebo dvakrát, jasný plastový kryt s klzným spojivom bude vyzerať profesionálne a bude dostatočne trvanlivý na niekoľko použití. Ak má byť vaša správa trvanlivejšia, odneste ju do kopírovacieho obchodu a požiadajte ju o viazanie. Kopírovací obchod môže na správu umiestniť vysokokvalitný plastový kryt a vložiť na ňu viazanie. Hriadeľové spojivo je vhodná, lacná alternatíva, ale špirálová väzba bude najtrvanlivejšou a atraktívnejšou voľbou len za pár dolárov viac.
