Umožniť zamestnancom nakupovať bez zavedenia usmernení môže zvýšiť náklady a znížiť ziskové rozpätie. Múdre nákupy začínajú nákupom správneho množstva a kvality tovaru za najvýhodnejšiu cenu a potom sa vytvára postup, ktorý umožňuje sledovanie nákupného procesu. Použitie rozpočtu a zavedenie štandardného procesu preskúmania môže odhaliť trendy na trhu, ktoré využívajú štruktúry a cenové štruktúry, ktoré by sa inak mohli prehliadať.
príprava
Napíšte zoznam všetkých materiálov a položiek, ktoré podnik potrebuje k nákupu. Zoskupte podobné položky spoločne a dajte každej skupine príslušnú položku. Napríklad položky, ako sú perá, legálne podložky a papier na kopírovanie, by všetko patrili pod názov "Kancelárske potreby". Káva, čaj, šálky a plastové lyžice môžu byť uvedené pod "Kuchynské potreby". Položky, ako sú viazače, DVD a DVD, môžu byť označené ako "Packaging".
Identifikujte všetky oddelenia alebo oblasti v spoločnosti, ktoré budú kupovať dodávky a zdokumentovať skupiny položiek, z ktorých každá oblasť bude nakupovať. Napríklad marketingové oddelenie môže nakupovať z položiek "Packaging" a "Office Supplies". Administratívni pracovníci môžu byť jediní, ktorí si kupujú "Kuchynské potreby", ale budú tiež kupovať "kancelárske potreby".
Naplánujte nákupný rozpočet pre každé oddelenie pomocou ročného rozpočtu spoločnosti ako východiskového bodu. Nastavte mesačný rozpočet na nákupy každého oddelenia - môže to zahŕňať účasť každého vedúceho oddelenia na konečné schválenie.
Zozbierajte informácie o predajcovi, ako je názov spoločnosti, adresa, telefónne čísla, kontaktná osoba a číslo účtu vašej spoločnosti. Prepojte každú položku, ktorú zakúpite s konkrétnym dodávateľom alebo dodávateľmi. Je rozumné mať zoznam dodávateľov pre každú položku, ktorá je trochu hlboká, takže ak je preferovaný predajca na sklade, existujú záložní predajcovia, ktorí majú ísť. Máte viac než jedného predajcu na nákup, pretože zabraňuje oneskoreniam pri objednávaní. Toto je obzvlášť dôležité v podnikoch, kde je potrebné objednať a prijímať časové položky alebo iné položky, aby sa dodržali lehoty.
Nadviazať vzťahy s dodávateľmi s cieľom vyjednať cenové zľavy a spravovať špeciálne objednávky. Určený obchodný zástupca v rámci dodávateľskej spoločnosti môže umiestniť a urýchliť objednávky núdzového stavu alebo krátke výrobné časy.
Postupy zápisu
Napíšte postupný postup, ktorý sa bude postupovať pri každom oddelení pri nákupe. Zvážte, ako bude nákup požadovaný, povolený, objednaný, prijatý, dodaný a zaplatený. Zvážte zavedenie nákupných stropov pre rôzne úrovne zamestnancov a zamestnancov. Zahrňte postupy pre nákupy ad-hoc, možnosti platby a nákupy, ktoré môžu vyžadovať odpoveď od iných oddelení. Napríklad nákup nových počítačov administratívnym oddelením bude vyžadovať účasť a vstup oddelenia IT na nákup inštalačných položiek, ako sú káble, modemy a smerovače.
Formulujte postupný postup na riadenie papierovania v procese nákupu. V závislosti od potrieb podniku sa môže vyžadovať elektronický nákupný proces namiesto papierového.
Navrhnite formuláre požadované pre každý nákup alebo zakúpte štandardné formuláre od dodávateľa kancelárskej dodávky. Formuláre môžu zahŕňať formulár žiadosti o nákup s možnosťou autorizácie, formulár objednávky na odoslanie dodávateľovi, formulár na prijímanie položiek v hlavnom sklade a druhý, ktorý rozpozná doručenie do oddelenia žiadajúceho.
Navrhnúť proces riadenia sťažností a zodpovednosti, preskúmanie vzťahov s dodávateľmi a diskontných štruktúr, sledovanie nákupných rozpočtov a preskúmanie a zlepšovanie nákupného procesu. Úprava a úprava nákupného procesu môže priniesť lepšie výnosy, ak sa k nemu pristupuje metodicky. Štvrťročné a ročné recenzie by mohli pridať k spodnej línii spoločnosti.
Vytvorte manuál pre nákupné postupy, ktorý načrtne podrobný návod pre zamestnancov, ktorí ich budú nasledovať. Príručka by mala poskytnúť jasné kroky, ktoré musí každý zamestnanec dodržiavať, aby mohol požiadať, získať oprávnenie a umiestniť nákupnú objednávku. Mali by tiež určiť tých, ktorí budú riadiť proces a sú oprávnení schvaľovať nákup, ako aj schválený zoznam dodávateľov a zoznam formulárov, ktorý ukáže fyzické umiestnenie formulárov alebo kde sa nachádzajú v počítačovej sieti spoločnosti.
