Či už ste zamestnanec, ktorý napíše správu pre vášho šéfa alebo majiteľa firmy podávajúci správu generálnemu manažérovi, najlepším nástrojom je rámec "prečo-čo-ako". Prečo píšete tento prehľad? Aké informácie potrebuje čitateľ? Ako predstavíte svoje odporúčania alebo závery? Táto štruktúra poskytne logický tok do vášho dokumentu. Poskytne vášmu šéfovi alebo exekutívnemu pracovníkovi presné informácie, ktoré sú potrebné na dosiahnutie dobre informovaného obchodného rozhodnutia.
Zamerajte sa na to prečo
Pochopte, prečo píšete prehľad. Je dôležité, aby ste si jasne uvedomili účel správy, inak by ste mohli prispôsobiť vaše písanie nesprávnemu publiku alebo vynechať dôležité informácie. V prípade potreby položte otázky. Ak bude správa distribuovaná viacerým oddeleniam, zvážte, či by ste mali zahrnúť jednotlivé sekcie, ktoré by sa zaoberali obavami každého oddelenia.
Rozhodnite sa, aké informácie majú zahrnúť
Zozbierajte potrebné informácie, ako sú finančné údaje, grafy a grafy. Rozprávajte ľudí, ktorých názory sú relevantné pre vašu správu. Potom sa rozhodnite o najdôležitejších bodoch alebo bodoch, o ktorých si myslíte, že to publikum potrebuje vedieť. Začnite tým, že napíšete niekoľko odsekov, ktoré zvýrazňujú najvýznamnejšie body, alebo usporiadajte informácie do zoznamu položiek s odrážkami.
Rozhodnite sa, ako prezentovať svoje odporúčanie
Zadajte názov správy. Stručne opíšte podrobnosti priradenia alebo dôvod na zápis správy. Popíšte spôsob zhromažďovania informácií. Usporiadajte telo správy logicky, napríklad podľa hlavných tém. Uistite sa, že máte k dispozícii dostatok informácií na to, aby ste dokázali, že ste predmet podrobne vyšetrili. Ukončite správu s vaším záverom alebo odporúčaním na základe vašich zistení.
Pridajte zhrnutie
Vráťte sa na začiatok svojho prehľadu a pridajte odsek alebo dva, ktoré zhŕňajú hlavné body prehľadu. Prípadne použite body odrážky na usporiadanie svojich nápadov. Zhrnutie môže byť všetko, čo váš šéf má čas čítať, takže nezabudnite zahrnúť všetky relevantné informácie. Stručne povedané, o akej správe ide? Aké sú hlavné zistenia? Čo navrhujete alebo odporúčate? Čo sa stane ďalej? Upravte svoj zhrnutie, kým nebude obsahovať podstatu vašej správy v priebehu čítania jednej alebo dvoch minút.
Formátovanie správy
Ak je sprievodca firemným štýlom, skontrolujte ho. V opačnom prípade môžete zostavu naformátovať v štýle, ktorý je ľahko čitateľný, čo umožňuje čo najjednoduchšie skenovanie kópie. Použite jasné nadpisy na oddelenie tém; To vám uľahčí vášmu šéfovi nájsť príslušnú stránku v prehľade. Zvážte zvýraznenie dôležitých faktov veľkým písmom alebo tučným písmom. Usporiadať všetky finančné výkazy, tlačené materiály alebo iné podporné dokumenty v dodatku na konci správy.
Skontrolujte a opravte
Skontrolujte prehľad správneho hláskovania a gramatiky. Online kontroly pravopisu a kontroly gramatiky sú užitočné, ale nie vždy umožňujú kontext.Pokiaľ je to možné, nechajte niekoho prekontrolovať prehľad s chybou. Požiadajte korektora, aby kritizoval správu vo všeobecnosti. Zostali ste myšlienku nedokončenú? Využívali ste terminológiu priemyslu konzistentne? Je to ľahké pochopiť? Nesnažte sa zapôsobiť na svoju hviezdnu slovnú zásobu - namiesto toho sa snažte o jasnosť.
