Veľa firiem, ktoré nie sú založené na hotovosti, majú vo svojich účtovných knihách pohľadávky. Jedná sa o sumy, ktoré zákazníci dlhujú spoločnosti a sú zvyčajne vykázané ako výnosy vo výkaze ziskov a strát. Tento proces môže byť náročný a často dostávajú peniaze, ktoré sa nedajú ľahko použiť na účet zákazníka. Postupy v tejto oblasti špecifikujú techniky na zefektívnenie tejto práce a menej časovo náročné.
Postup 1: Vkladové fondy
Uložte všetky šeky a prijaté peniaze, aj keď nie je možné ich identifikovať so zákazníkmi v systéme pohľadávok. Spracujte aj platby kreditnou kartou. Môžete si urobiť poznámku vo výpise o vklade, pokiaľ ide o neidentifikovanú šek, aby ste dokumentovali situáciu. Kópie vkladových kariet sú zvyčajne k dispozícii online, ale nie na položky vkladu. Vytvorte kópie položiek, ktoré nemožno identifikovať ihneď a vložte ich podľa dátumu prijatia.
Postup 2: Výskum
Vyzdvihnite súbor s najstaršími položkami a najprv ich vytvorte. Pokúste sa nájsť podobné názvy v systéme; názov zákazníka mohol byť chybne napísaný. Môžete vyhľadávať všetky otvorené faktúry, ktoré zodpovedajú výške platby alebo inému konkrétnemu údaju o platbe. Niektoré oddelenia účtovníctva majú súbory o neidentifikovaných položkách, ktoré boli vyriešené, takže ak dostanete ďalšiu kontrolu od toho istého zákazníka, nemusíte strácať čas problémami s identifikáciou.
Postup 3: Obráťte sa na oddelenie predaja
Obráťte sa na zamestnancov predajného oddelenia a požiadajte o informácie o platbách, ktoré sa v systéme nedajú vyrovnať. Keďže pohľadávky pochádzajú od obchodného oddelenia, obchodníci pravdepodobne si zapamätá predaj a budú môcť poskytnúť vám niektoré užitočné informácie.Peniaze by mohli byť za zálohu na predaj, ktorý ešte nie je uznaný, a ak je to tak, obchodné oddelenie musí vytvoriť pohľadávku v systéme. Ak zistíte, že boli prijaté finančné prostriedky na predaj, ktorý nie je spojený s obchodným oddelením, oznámte príslušnému oddeleniu a vedúcemu účtovníctva.
Postup 4: Špecifický účet
Vytvorte osobitný účet hlavnej knihy, ktorý sa použije pri neidentifikovaných pohľadávkach. Tento účet sa často vytvára ako záväzok s kreditným zostatkom. Keď dostanete neznámu platbu, inkasujete hotovosť a započítate účet neurčených pohľadávok. Akonáhle určíte, na ktorý zákazníka chcete použiť peniaze, môžete zrušiť záznam denníka a zadávať údaje do modulu pre pohľadávku. Prípadne by ste mohli použiť kreditnú poznámku na pripísanie pohľadávky a na nulový záväzok.
Postup 5: Obráťte sa na zákazníka
Ak nie je možné nájsť pohľadávku v obchodnom oddelení, ďalším krokom je kontaktovať zákazníka a pokúsiť sa získať podrobnosti o predaji. Niekedy môže vlastník malého podniku používať svoje vlastné meno na predaj, ale platí s šekovou službou, ktorú nemožno priradiť k žiadnemu účtu. Ak sa na šeku nenachádza telefónne číslo, možno budete musieť použiť internet na vyhľadanie kontaktných informácií. Nezabudnite mať šek alebo kópiu šeku pred sebou, keď sa porozprávate so zákazníkom, aby ste mohli dať čo najviac informácií.
Postup 6: Nová pohľadávka
Ak po primeranom čase stále nemôžete nájsť zákazníka vo vašom systéme, požiadať kontrolóra o povolenie na vytvorenie novej pohľadávky v systéme, pridať poznámku o situácii a použiť šek na tento nový účet. V závislosti od sumy šeku nie je vhodné stráviť viac ako hodinu, keď sa pokúsite použiť finančné prostriedky na príslušný účet. Ak máte príliš veľa z týchto položiek, stretnite sa s pracovníkmi oddelenia predaja, aby ste zistili, čo je za týmto problémom a pokúste sa ho opraviť.
