Správca grantov zodpovedá za dohľad nad návrhmi grantov, za monitorovanie grantových fondov a za zabezpečenie toho, aby všetky grantové aktivity boli v súlade so zmluvou. Správca musí byť oboznámený so všetkými konečnými termínmi a merateľnými výsledkami a musí vypracovať korešpondenciu, vytvárať správy a uchovávať záznamy, ktoré dokazujú, že sú splnené všetky podmienky grantu. Zhromažďovanie údajov, zadávanie údajov a analýza sú súčasťou procesu. Správa grantov je profesionálna činnosť vyžadujúca dôkladnú pozornosť na detail a technické znalosti.
usporiadať
Zhromažďovať a organizovať návrh grantu, všetky materiály týkajúce sa zábezpeky a následnú korešpondenciu súvisiacu s ocenením. Použite sekcie grantov ako východiskový bod pre organizáciu, so súborom pre každý merateľný výsledok, napríklad. Zaznamenajte všetky údaje zhromaždené pod výsledkom, na ktorý sa vzťahuje, takže informácie sú k dispozícii ihneď, keď je čas na mesačné alebo koncoročné správy. Existuje veľa papierovania, ktoré sa týkajú riadnej správy grantu, a to je potrebné starostlivo zorganizovať.
Identifikujte a predložte požadované formuláre spôsobom a časovým rámcom špecifikovaným v zmluve. Vytvorenie kontrolného zoznamu a časovej línie už v procese pomôže zabezpečiť súlad.
Určiť a zaviesť systémy zhromažďovania údajov potrebné na splnenie podmienok grantu. Každý merateľný výsledok špecifikovaný v grante musí byť preukázaný dokumentáciou. Napríklad, ak ste sľúbili zaregistrovať 50 študentov, musíte mať písomné formuláre a prihlasovacie listy.
Monitorujte rozpočty: Sledujte výdavky, aby ste zabezpečili, že nákupy a výdavky sa uskutočnia podľa riadkových položiek v rozpočte a vydávajú správy pravidelne o výdavkoch, takže zamestnanci vedia, kde stojí, pokiaľ ide o nákup a obmedzenia rozpočtu.
Získajte povolenie na úpravy grantu, ako to umožňujú zmluvné podmienky, ako postupuje obdobie poskytovania grantov a objavuje sa potreba zmien. Akékoľvek zmeny v podmienkach udelenia grantu musia byť schválené generálnym riaditeľom organizácie.
Sledujte pokrok smerom k dosiahnutiu cieľov a sľubovaným výsledkom a navrhujte zmeny, ak sa tieto nedosiahnu. Ak nie sú splnené účastnícke ciele, musí byť zamestnanec zodpovedný za nábor zamestnancov upozornený, aby mohli prijať nápravné opatrenia.
Tipy
-
Napíšte plat správcu do grantu ako riadkovú položku v rozpočte. Ak administrátor spracováva viac ako jeden grant, napíšte ich ako percento času, ktorý budú vyžadovať na spravovanie každého grantu.
Výstraha
Nerobte chybu, keď očakávate, že existujúci personál nájde čas na spravovanie značného grantu. Udeľovanie cien vo výške 100 000 USD a viac si vyžaduje veľa času a odborných znalostí na zabezpečenie súladu a dodržiavania predpisov je nevyhnutné, ak dúfate, že v budúcnosti zabezpečíte financovanie.
