Plán činnosti je písomný popis, v ktorom sa uvádza, ako sa manipulujú funkcie obchodných operácií. Opisuje postupy v prevádzkových činnostiach, použité procesy a zodpovednosť pracovníkov v každom oddelení. Tieto plány sú vytvorené na zvýšenie efektívnosti obchodných procesov. Plán činnosti je štandardnou sekciou, ktorá je súčasťou obchodných plánov väčšiny organizácií. Prevádzkový plán pre zákaznícky servis opisuje postupy, ktoré sa očakávajú pre pracovníkov v tomto oddelení. Tento plán podporuje efektívnosť služieb zákazníkom a mal by sa často prehodnocovať, aby sa zabezpečilo, že funguje efektívne.
Preskúmajte zamestnancov služieb zákazníkom. Dobrý zákaznícky servis začína so zástupcami služieb zákazníkom, ktorí sú majetkom spoločnosti. Ak chcete byť dobrým zástupcom služieb zákazníkom, človek by mal mať nadšenie a mal by byť odchádzajúci a priateľský. Mala by tiež mať zručnosti na riešenie problémov a mala by byť schopná byť empatická so zákazníkmi. Prevádzkový plán obsahujúci pracovníkov, ktorí nespĺňajú tieto požiadavky, nebude čo najefektívnejší. Hlavným cieľom zákazníckeho servisu je spokojnosť zákazníkov. Ak chcete zlepšiť plán prevádzky, je dôležité preskúmať zamestnancov služieb zákazníkom.
Vytvárajte tréningové programy. Efektívny zákaznícky servis vyžaduje primerané školenie pre zástupcov. Vytváraním a implementáciou požadovaných školení sú zamestnanci školení v správnych postupoch pri riešení výziev, otázok a sťažností zákazníkov. Vedomí zamestnanci dosahujú lepšie výsledky. Operačný plán spoločnosti by mal obsahovať podrobnosti o dostupných školiacich programoch a požiadavkách pracovníkov. Ak plán nie je, mali by sa tieto pridať ako pokus zlepšiť výkon všetkých zástupcov služieb zákazníkom.
Povolenie rozhodovať niektorí zamestnanci. Nie všetci zamestnanci by mali byť nevyhnutne oprávnení robiť mimoriadne ťažké rozhodnutia, ale tým, že niektorým z nich umožnia túto autoritu, zamestnanci získajú sebadôveru. Zamestnanci by mali mať pocit, že ich rozhodnutia sú dôležité a cenné. Operačný plán by mal obsahovať postup týkajúci sa odmeňovania zamestnancov. Keď zástupcovia služieb zákazníkom robia dobré rozhodnutie so zákazníkom, zamestnanec by mal byť gratulovaný alebo uznaný nejakým spôsobom, aby povzbudil zamestnanca, aby pokračoval v hľadaní dobrých rozhodnutí s klientmi.
Vytvorte spätnú väzbu od zákazníkov Spätná väzba od zákazníkov je dôležitou príležitosťou, ktorú by podniky mali využiť. V pláne operácií by sa malo uviesť, ako sa získava spätná väzba, a malo by sa vysvetliť, ako sa spracováva spätná väzba Mnohé spoločnosti zaznamenávajú a monitorujú všetky spätné väzby. Spätná väzba sa analyzuje a používa na zlepšenie v organizácii.
