Silný a zdravý obchodný vzťah sa môže začať formálnym listom. Platí to najmä pri práci s medzinárodnými dovozcami a vývozcami. Možno nemáte príležitosť stretnúť sa s nimi tvárou v tvár, takže profesionálny list môže byť najlepším náhradníkom. Písanie tohto listu trvá starostlivosťou a úvahami.
Formátujte svoj list profesionálne s logom vašej spoločnosti, kontaktnými informáciami a vašimi osobnými údajmi umiestnenými v hornej časti stránky. Zahrňte aj obchodné kontaktné informácie dovozcu a riadne pozdravenie. Text by mal byť zarovnaný doľava bez odsadení pre odseky a s odstupom jedného riadku.
Pritiahnite pozornosť dovozcu v prvom odseku zvýraznením kľúčového predajného miesta. Zdôraznite miesto diferenciácie, ktoré robí vaše výrobky najlepšie na trhu. Môžete mať najnižšiu cenu, najlepšími funkciami alebo najrýchlejší čas obratu od objednávky až po dodanie. Nemusíte preháňať, ale uistite sa, že výrazne uvádzate výhody vašej firmy.
Poskytnite viac informácií o firme a jej pozadí v druhom odseku. Vysvetlite, ako dlho ste v podnikaní a kde sa nachádzate. Opíšte presne to, čo vyrábate a v akom objeme. Tiež vysvetlite, kto sú niektorí z vašich súčasných zákazníkov, a sprístupnite ich ako referenciu.
Poskytnite ďalšie informácie o funkciách vašich produktov. Toto je obzvlášť dôležité pre technické produkty, ako je počítačový hardvér, sieťové zariadenia alebo farmaceutické výrobky. Dovozca bude chcieť vedieť čo najviac špecifikácií. Môžete dokonca zahrnúť diagramy alebo modely na samostatný prílohu.
Presvedčte čitateľa, že s vašou firmou je najlepšie pracovať a že môžete splniť sľub. Vymenujte platobné podmienky, čas obratu, logistické informácie a ceny. Nechajte písmeno otvorené pre rokovania a následné kroky. Zatvorte poznámku s milým odhlásením.
