Zamestnávatelia zvyčajne zahŕňajú kontrolný pult alebo ekvivalentné vyhlásenie spolu so zárobkovou činnosťou každého zamestnanca, či už ide o papierový dokument, alebo on-line na výplatu výdavkov, ktoré sa vydávajú prostredníctvom priameho vkladu. Skontrolujte, či sú dokumenty, ktoré môžu byť potrebné na splnenie požiadaviek vlády na vedenie záznamov. Dokonca aj vtedy, keď je zadržanie kontrolných bodov nepovinné, stále to môže byť obozretné.
Požiadavky FLSA
Federálna vláda nemá žiadne pravidlo, ktoré by vyžadovalo, aby zamestnávatelia vydávali alebo uchovávali výplatné výplaty. Zákony o spravodlivých pracovných normách stanovujú pokyny pre mzdovú dokumentáciu. Informácie o mzdách sa musia vo všeobecnosti uchovávať tri roky, Ak sa na zaznamenávanie niektorých z týchto údajov používajú kontrolné segmenty, musia sa uchovávať aj tri roky. Mzdové záznamy musia obsahovať:
- Meno zamestnanca, adresa a číslo sociálneho poistenia.
- Pohlavie a zamestnanie zamestnanca.
- Dátum narodenia pracovníkov mladších ako 19 rokov.
- Dátum a čas začína a končí každý pracovný týždeň. Dátum začína plynúť lehota mzdy, ak je odlišný od týždňa práce.
- Dátum, kedy je zamestnanec zaplatený
- Denné a týždenné odpracované hodiny.
- Sadzba zamestnanca.
- Pravidelné mzdy, odmeny za prácu nadčas a akékoľvek príplatky alebo zrážky zo mzdy zamestnanca.
Zamestnávatelia musia mať k dispozícii časové karty alebo rovnocenné záznamy o odpracovanom čase na dva roky.
Dodatočné požiadavky na štátny platový záznam
Komisia pre príležitosti rovnakého zamestnania tvrdí, že zamestnávatelia musia uchovávať všetky záznamy o zamestnanosti vrátane kontrolných výkazov a záznamov o mzdách najmenej jeden rok. V prípade, že zamestnanec podá sťažnosť na EEOC, záznamy musia byť uchované až jeden rok po konečnom postúpení veci EEOC alebo jeden rok po vyriešení akejkoľvek súdnej žaloby.
Štáty môžu uložiť dodatočné požiadavky na vedenie záznamov. Napríklad komisia pre pracovnú silu v Texasu tvrdí, že zamestnávatelia musia zamestnancom poskytnúť kontrolný pult alebo rovnocenný doklad, ktorý obsahuje zoznam všetkých údajov použitých na prípravu výplaty. Mzdové záznamy sa musia uchovávať štyri roky dodržiavať pravidlá udržiavania záznamov o nezamestnanosti v štáte Texas.
Pokyny pre zamestnávateľov
Podnik alebo organizácia vyrába kontroly a kontroluje paličky z rôznych dôvodov. Vnútorná daňová služba odporúča, aby kontrolné položky a bankové záznamy, ktoré slúžia ako podporných dokumentov z daňových dôvodov zostať zachované počas premlčacej doby. Obdobie obmedzenia daňových priznaní je napríklad šesť rokov. Nolo.com naznačuje, že podniky udržiavajú kontrolu a finančné záznamy najmenej sedem rokov.
