Pri založení novej organizácie, budovaní tímu alebo definovaní projektu je dôležité vedieť, aký účel a rozsah má byť. Dokument, ktorý sa používa na objasnenie tejto skutočnosti, sa nazýva charterový dokument.
Čo je to listový dokument?
Charta je formálny dokument, ktorý je ako plán na to, čo má organizácia, tím alebo projekt v úmysle byť a dosiahnuť. Zahŕňa to, kto je zapojený, aké sú ciele, kto má autoritu a čo a kto a ak existuje životný cyklus pre skupinu alebo projekt, keď je dokončený.
Historické cvičenie
Charta dokumenty existujú od stredoveku. Magna Carta, ktorá sa datuje do roku 1215, objasnila úlohu kráľa Anglicka pri vytváraní práv pre barónov, iných majiteľov nehnuteľností a cirkev.
V celej histórii boli charty ocenené dokumenty, ktoré vymedzujú organizačné a projektové práva, ako aj to, čo bolo potrebné dosiahnuť. Od zakladajúcich spoločností, ktoré majú svoje kráľovské právomoci, keď sa snažia objaviť nový svet až po dokumenty, ktoré diktujú koloniálne práva, sú včera charty podobné v rámci dnešných organizačných dokumentov.
Čo je projektová charta?
Charta projektu nielen definuje ambície a hráčov v projekte; chráni tím pred obávaným "rozsahom creepu", ktorý vidí, že mnohé projekty sa stávajú nespravodlivými.
Pred plánom projektu bola vypracovaná charta; podrobne opisuje ciele a ciele projektu. Zahŕňa aj zázemie projektu, vysvetľujúce jeho účel a to, čo potrebuje na dosiahnutie. Charta načrtáva rozsah projektu a uvádza, aké sú výsledky, úlohy, za ktoré je zodpovedný tím, a pracovné miesta, ktoré sa od tímu nepredpokladá. Táto stratégia je rozhodujúca pre to, aby sa zabránilo "rozširovaniu rozsahu", ktoré môže viesť k stále sa rozširujúcim povinnostiam, čo môže v konečnom dôsledku ohroziť termíny.
Charta by tiež mala diktovať vedenie, zainteresované strany a členov tímu. Bude načrtnúť kritické dátumy v projekte a rozpočte spolu s rizikami a predpokladmi, ako aj závislosťami a obmedzeniami. Musí objasniť úroveň autority projektového manažéra, vrátane toho, či je schopný zamestnať alebo zapájať zamestnancov. Nakoniec by mala vytvoriť komunikačný herný plán vrátane parametrov o tom, ako rýchlo sa očakávajú odpovede na otázky.
Cieľ projektov má byť podpísaný hlavnými zainteresovanými stranami a manažmentom. Mal by znížiť nesprávnu komunikáciu a poskytnúť silné vodítko životnosti projektu. Tiež sa považuje za spôsob, ako predať projekt manažmentu na schválenie.
Písanie dobrej tímovej charty
Podobne ako charta projektu, tímová charta by mala urobiť rovnaké veci pre každý tím. Jeho komponenty sú podobné, ale uplatňujú sa na tím skôr než na projekt.
Bude vysvetľovať, prečo je tím vytvorený a aké typy projektov bude vedieť, zatiaľ čo načrtne ciele pre budúcnosť tímu a vyjasní parametre merania úspechu tímu.
Charta jasne uvádza úlohy - kto je zodpovedný, čo ich autorita zahŕňa, členovia tímu, aké zručnosti všetci prinášajú na stôl a ako sa tieto zručnosti budú najlepšie používať. Dokument preskúma rozpočet pridelený tímu, ako aj zdroje, ktoré má k dispozícii. Taktiež stanovuje, ako sa vykonajú interné audity a kontroly, pokiaľ ide o pokrok v projektoch tímu spolu s vykonávaním hodnotenia tímov a ich frekvenciou. Mali by byť tiež opísané komunikačné metódy a očakávania.
Dobrá charta tímu by mala pomôcť udržať nesprávnu komunikáciu na minimum a udržať tím zameraný na svoje ciele.
Chartery ako vodiace sily
Charta dokument objasňuje štruktúry moci, vytvára komunikačné plány a slúži ako hrubý návod pre rozpočty a alokácie. To všetko možno vnímať ako skrúšanie záležitostí skôr, než začnú. Charta však pomáha chrániť projekty a tímy stanovením usmernení a jasných očakávaní, ako aj obmedzením očakávaní a úloh. Dobre napísaný chartový dokument poskytne a ochraňuje priestor pre tímy, projekty a organizácie.
