Agendy sú ako stretnutie s vysoko oktánovým palivom - môžu výrazne zvýšiť efektivitu a produktivitu akéhokoľvek rozhodovacieho procesu. Jedna dobrá agenda môže obmedziť počet schôdzí potrebných na dokončenie projektu na polovicu a výrazne znížiť tendenciu, aby sa stretnutia rozdelili do diskusií, ktoré nie sú užitočné pre dosiahnutie cieľa.
Úloha agendy
Cieľom programu je uľahčiť rozhodovací proces medzi členmi skupiny. Môže ísť o aktualizáciu technológie alebo diskusiu o rozpočte. Agenda pomáha udržať účastníkov stretnutia zameraných na konečné rozhodnutie. Agendy tiež uľahčujú hodnotenie úspešnosti stretnutia tým, že poskytujú kontrolný zoznam na sledovanie a zodpovednosť.
formáty
Na prvom riadku programu by mal byť uvedený cieľ a účel stretnutia. Niektoré formáty agendy dávajú prednosť uvedeniu cieľa spolu s čiastkovými cieľmi po každej položke programu. Oba formáty vytvárajú rámec pre diskusiu. Agendy sa môžu líšiť od jednoduchých po zložité. Môžu obsahovať prílohy a čitateľský materiál alebo program z predchádzajúcej schôdze. Typ použitého formátu je všeobecne stanovený formálnosťou a dĺžkou schôdze. Dobrým pravidlom je, že formát by mal zodpovedať šatám účastníkov stretnutia; to znamená, že stretnutie plné sandálov a šortky sa môže prejaviť neformálnym programom, zatiaľ čo miestnosť plná oblekov môže vyžadovať formálnu agendu.
Neformálne vs. formálne
Krátke alebo neformálne stretnutie môže byť zahrnuté do e-mailu alebo pripomenutia stretnutia. Môže obsahovať jeden riadok pre cieľ stretnutia a potom tri až päť krátkych diskusných bodov. Dlhý program je obvykle celá stránka, ktorá obsahuje názov, miesto stretnutia, dátum a čas, ciele a témy alebo body diskusie. Dlhé stretnutia by mali zahŕňať aj časy pre každú diskusnú tému a meno moderátora. Obe formáty agendy by mali skončiť s oddielom pre ďalšie kroky. Tieto "Ďalšie kroky" sa stanú základom pre témy programu na nasledujúcej schôdzi.
