Ako databázový program má program Microsoft Access niekoľko aplikácií v obchodnom svete. Manažéri môžu pomocou aplikácie Access vytvoriť databázu zamestnancov a umožniť im, aby na prvý pohľad pozreli informácie o mzdách, demografických údajoch a rozpočtoch. Účtovní profesionáli často používajú databázy Access aj na sledovanie faktúr, kontrolu pohľadávok a sledovanie firemných financií. Po zadaní základných informácií do tabuliek prístupu môžu účtovatelia vytvárať vlastné dopyty a formuláre, ktoré umožňujú ľahšie nájsť potrebné informácie.
Zapíšte si zoznam polí, ktoré chcete zahrnúť do svojej účtovnej databázy. V závislosti od vašich potrieb by tieto polia mohli obsahovať čiastku splatnú, meno klienta, dátum splatnosti, termíny a pole poznámok pre zadávanie textu vo voľnom tvare.
Otvorte program Microsoft Access a prejdite na sekciu tabuľky. Vyberte možnosť vytvorenia novej tabuľky v zobrazení návrhu. Tým sa otvorí mriežka, ktorá vám umožní zadať názov pre každé pole, ako aj popis obsahu daného poľa.
Kliknite na rozbaľovacie pole vedľa položky Typ údajov pre každé pole vo vašej databáze. Môžete formátovať polia ako mena, číselné a text, ak je to potrebné. Môžete tiež použiť polia dátumu a času pre veci ako dátumy splatnosti.
Pozrite si zoznam polí vo vašej databáze a pridajte všetky ostatné, ktoré si myslíte, že budete potrebovať. Je ľahšie vytvoriť všetky poľa, ktoré potrebujete od začiatku, než sa vrátiť a pridať polia do databázy, ktorá už obsahuje stovky alebo tisíce záznamov.
Kliknutím na tlačidlo Uložiť uložíte tabuľku. Zadajte názov tabuľky a kliknite na tlačidlo "OK".
Prejdite do sekcie formulárov v okne programu Access a vyberte možnosť Sprievodca formulárom. Pomocou formulára sprievodcu vytvorte jednoduchý formulár na zadanie údajov založený na poliach v tabuľke. Formulár na zadávanie údajov môžete použiť na pridanie informácií do tabuľky. Keď zadáte formulár na zadanie údajov, informácie sa automaticky prenesú do príslušnej prístupovej tabuľky.
Prejdite do sekcie dopytu a začnite vytvárať dopyty, ktoré vám uľahčia účtovnú databázu. Pomocou sprievodcu dopytom môžete vytvoriť počiatočný dopyt a uložiť ho, potom kliknite pravým tlačidlom myši na dotaz a zvoľte "Design View", aby ste vykonali akékoľvek zmeny alebo nastavili kritériá. Môžete napríklad vytvoriť dopyt týkajúci sa dátumu splatnosti a zadat "Medzi Enter Begin Date a Enter End Date." Toto vyzve užívateľa na zadanie dátumu začiatku a ukončenia pri spustení dotazu. Tento typ dopytu môže byť veľmi užitočný pri kontrole splatných faktúr a sledovaní pohľadávok.
