Firmy dnes rýchlo konvertujú z tradičného papierového systému na počítačové metódy podávania, známe ako elektronické systémy archivovania. Účelom systému podávania je poskytnúť pohodlie, rýchlosť a jednoduchosť pri vkladaní, sprístupňovaní a vyhľadávaní uložených informácií. Existuje niekoľko rôznych typov archivačných systémov s rôznymi účelmi.
Systémy podávania diskov
Najčastejšie sa používajú na ukladanie dát, diskové jednotky môžu byť pripojenou súčasťou počítača alebo sú odpojené a pripojené na použitie na ľubovoľnom počítači. Programy sú uložené na diskovom disku počítača. CD a DVD sú vytvorené pomocou údajov získaných z diskových jednotiek.
Systémy Flash súborov
Flash súbory sú malé, zvyčajne prenosné elektronické zariadenia, ktoré pohodlne ukladajú veľké množstvo médií. Flash súbory môžu byť použité na prenos dát, ako sú dokumenty, fotky, videá a hudba v priebehu niekoľkých sekúnd. Pamäťové karty a pamäťové karty sú dva populárne príklady flash súborov.
Transakčný archivačný systém
Používané predovšetkým v bankách, systém transakčného archivovania prepája množstvo počítačov pomocou jedného programu. Všetky zmeny vykonané v tomto systéme archivovania sa automaticky aktualizujú na všetkých ostatných počítačoch pripojených k programu. Hlavným príkladom transakčného archivačného systému v akcii je, keď kupujete položku v obchode a vaša kreditná karta je akceptovaná alebo odmietnutá podľa vášho disponibilného zostatku. Keď kartu spustíte cez tento systém, komunikuje so všetkými ostatnými počítačmi na tom istom systéme transakčného archivovania, a preto "vedel", či vaša karta bude pokrývať túto rovnováhu. Keď uskutočníte nákup, zostatok kreditnej karty sa automaticky zamietne a celý systém sa okamžite aktualizuje.
Systém sieťového súboru
Tento typ elektronického kartového systému umožňuje počítačom v sieti prístup k súborom z počítača administrátora. Napríklad vlastník firmy (správca) môže mať na svojom počítači súbory, ku ktorým musí mať klient prístup. Administrátor môže nastaviť povolenia, aby umožnil tomuto konkrétnemu klientovi prístup do systému archivovania v sieti a teraz môže každá strana vykonať zmeny alebo vytvoriť doplnky k súborom.
