Žiadosť o návrh je dokument vytvorený a distribuovaný potenciálnym dodávateľom, ktorý im umožňuje predkladať ponuky na určený projekt. RFP poskytuje dodávateľom popis projektu a to, čo organizácia hľadá. Dodávatelia si potom vyberú, či chcú napísať návrh RFP alebo nie. Musia sa rozhodnúť, či sú schopní dokončiť projekt a či to bude pre firmu užitočné.
Štúdia RFP. Tento dokument by mal obsahovať pokyny, ako aj podrobné vysvetlenie projektu. Po tom, čo ste sa rozhodli predložiť ponuku na projekt, dodržiavajte všetky písomné pokyny uvedené v RFP.
Vytvorte úvodný hárok. Väčšina RFP žiada, aby dodávateľ vytvoril pre svoj návrh krycí list. Na titulnom liste napíšte názov spoločnosti, ktorá prezentuje RFP, názov vašej spoločnosti a krátky popis špecifikovaného projektu. Tieto informácie sú vo všeobecnosti obsiahnuté v administratívnej časti RFP. V tejto časti sú uvedené aj ďalšie podrobnosti, ako sú termíny uzávierok a miesto, kde sa môžu predložiť návrhy.
Zadajte prehľad o vašej spoločnosti. Uveďte fakty o vašej spoločnosti, vrátane dĺžky trvania podnikania, druhu práce, na ktorú sa špecializuje, a všetkých dôležitých informácií, ktoré odlišujú spoločnosť od ostatných.
Uveďte prehľad projektu. Návrhy sú zvyčajne napísané, aby poskytli odpoveď na problém. V tomto type návrhu je problémom projekt, ktorý treba urobiť. Riešením je, že vaša spoločnosť môže vykonávať prácu a dokončiť celý projekt čo najlepším spôsobom.
Napíšte vyhlásenie o práci. Táto časť návrhu uvádza všetky technické požiadavky projektu vrátane špecifikácií výkonnosti, povinností pri príprave lokality a požiadaviek na kontrolu kvality. Toto vyhlásenie pomáha spoločnosti, ktorá vydala RFP, vybrať dodávateľa. Táto časť vyžaduje veľa výskumu, aby sa dôkladne vymenoval a opisoval každý technický problém projektu. Poskytuje tiež podrobný popis toho, ako plánujete splniť a dokončiť celý projekt.
Uveďte svoje referencie. Ponuka názvov iných spoločností, s ktorými ste vykonali podobnú prácu. Napíšte názvy spoločností, mená kontaktov a telefónne čísla.
Zahrňte plán ceny. Ponúknite podrobný popis nákladov rozpisom všetkých nákladov vrátane materiálov a práce. Nezabudnite zahrnúť všetky náklady, ktoré vzniknú, a uveďte všetky informácie, ktoré jasne umožňujú čitateľovi ľahko pochopiť, ako ste ocenili prácu a aké sú celkové náklady projektu.
Popíšte informácie o licenciách. Zahrňte čísla licencií, ktoré dokazujú, že ste poistení, viazaní a krytý pre každý aspekt projektu, ktorý budete robiť.
