Vedenie vašich nadriadených, kolegov a podriadených je dôležité pre hladký priebeh práce. Zatiaľ čo sa veľa každodenných informácií vymieňa osobne, prostredníctvom e-mailu alebo telefonicky, niekedy je potrebné napísať správu, ktorá pamätá diskusie a akcie, ktoré už boli vykonané (vrátane hodnotenia zamestnancov) a / alebo dáva každý "hlava", pokiaľ ide o blížiace sa zmeny. Tu je to, čo potrebujete vedieť, aby ste zhromaždili svoje myšlienky a napísali efektívnu poznámku.
Identifikujte účel poznámky, ktorú chcete napísať. Skúste to zhrnúť do jednej krátkej vety. Príklady: Orientácia pre nových zamestnancov; Nové postupy pri spracovávaní cestovných nárokov; Dovolenka Potluck. Táto veta bude predstavovať riadok "Predmet" v hornej časti vašej poznámky priamo pod adresátmi.
Identifikujte jednotlivcov, ktorým sa táto poznámka chystá. Ak je to len niekoľkým ľuďom, poznámka ich identifikuje podľa mena, názvu a oddelenia. Ak však ide o veľkú skupinu, budú identifikované spoločným názvom. Príklady: všetci zamestnanci; Divízia 4 Manažéri; Administratívny personál. Tieto informácie sa umiestnia do riadku "Do" v poznámke.
Identifikujte seba a svoj titul v riadku "Od". Dokonca aj keď vás každý pozná ako "Bob", mali by ste sa identifikovať podľa priezviska.
Postupujte podľa pravidla "3" pri zostavovaní obsahu poznámky; konkrétne povedzte svojim čitateľom, čo im poviete, povedzte im, čo to je, a skončte opakovaním toho, čo ste práve povedali. Napríklad, možno vaša poznámka pripomína svojim zamestnancom, že rozptýlenie dovolenkovej sezóny z nich robí populárny čas pre zlodejov kradnúť veci ako peňaženky a osobné predmety, ktoré zostali v očiach. Prvý odsek im odporúča, aby boli opatrní. Druhý odsek poskytne tipy týkajúce sa uzamykateľných stolíkov a dverí a viac si uvedomuje návštevníkov. Tretí odsek by odporučil kroky, ktoré by mali podniknúť, ak sledujú podozrivé správanie alebo sú obeťou krádeže kancelárie.
Použite body odrážok pre poznámky, ktoré obsahujú procedurálny obsah alebo akýkoľvek typ kontrolného zoznamu. Tieto sú oveľa jednoduchšie sledovať a chápať, ako ich vložiť do rozprávkového odseku.
Dodržujte pravidlo 1-palcových okrajov na ľavej a pravej strane av spodnej časti stránky. Horná časť stránky je pravdepodobne nejaká forma hlavičkového papiera alebo šablóny, ktorá zníži váš horný okraj o niekoľko centimetrov. Ak nemáte hlavičkový papier, môžete vytvoriť pekný vyzerajúci dokument tak, že vycentrujete slovo "MEMO" výrazným 2 alebo 3 palcom nadol od hornej časti stránky. Na ľavom okraji by sa zadali znaky "Do:", "Od:" a "Predmet:". Telo poznámky je oddelené.
Použite 12 pt. písmo, ktoré bude pre príjemcov jednoduché čítať. Times New Roman a Courier sú štandardné; Bookman a Palatino sú tiež prijateľné.
Dôkladne otestujte svoj obsah pred vytlačením.
Fotokópujte toľko kópií, koľko potrebujete, a rozdajte ich príjemcom.
Tipy
-
Pokiaľ je to možné, uložte si svoju poznámku na jednu stránku. Rovnako ako všetci v kancelárii musia urobiť, každá poznámka, ktorá ide na niekoľko stránok, bude pravdepodobne vyčlenená na neskoršie čítanie a nakoniec sa dostane na spodnú časť stohu. Ak je obsah naliehavého charakteru alebo sa týka nadchádzajúceho stretnutia, musia si dať svoje kalendáre, uistite sa, že to vynikne v riadku predmetu tak, aby vám to vaše čitatelia nezmeškali.
Výstraha
Ak je obsah vašej poznámky negatívny alebo možno napísaný v duchu upokojujúceho momentu, odložte ho na niekoľko hodín alebo do nasledujúceho dňa a znova ho prečítajte.
