V 80. a 90. rokoch si len stredné a veľké spoločnosti mohli dovoliť drahé informačné systémy ľudských zdrojov (HRIS). Tieto programy vyžadovali veľké počítače a vysoko kvalifikovaných programátorov na ich prevádzku a údržbu. Dnes takmer každá spoločnosť si môže nielen dovoliť, ale potrebuje, informačný systém ľudských zdrojov. Dokonca aj spoločnosť s menej ako 10 zamestnancami si môže zakúpiť základný program HRIS, ktorý je možné nainštalovať do stolového počítača na automatizáciu základných procesov ľudských zdrojov.
Čo je HRIS?
V podstate je služba HRIS databázou alebo kombináciou databáz, ktoré zdieľajú informácie. Napríklad databáza pre prijímanie zamestnancov zachycuje všetky informácie týkajúce sa žiadostí o zamestnanie. Keď si podnik najme nového zamestnanca, základné demografické informácie o osobe sa zdieľajú s inými modulmi HRIS, takže zamestnanci ľudských zdrojov nemusia znova zadávať údaje.
Automatizácia a zjednodušenie procesov
HRIS má tri základné komponenty - informácie o zamestnancoch, mzdy a výhody. Tieto predstavujú hlavné obchodné funkcie oddelenia ľudských zdrojov organizácie. HRIS pomáha automatizovať a zefektívňovať tieto procesy, čo oslobodzuje zamestnancov ľudských zdrojov pri práci na projekte a pri riešení problémov. Zamestnanci napríklad používajú identifikačné číslo alebo "posúvajú" identifikačnú kartu zamestnanca a každý deň ráno kontrolujú elektronické časové hodiny, ktoré automaticky prenášajú údaje do služby HRIS. Tým sa eliminuje potreba pracovníkov mzdovej agendy, aby manuálne zadali pracovné hodiny zamestnancov z kartoték do systému miezd.
Proces predkladania žiadostí o zamestnanie je ďalším dobrým príkladom toho, ako môže HRIS znížiť náklady. V mnohých spoločnostiach uchádzači žiadajú o zamestnanie prostredníctvom internetu. To znamená, že ľudskí zamestnanci už nebudú musieť fyzicky zvládnuť, triediť a postúpiť žiadosti príslušným oddeleniam.
Reporting a podpora rozhodovania
Pretože základné procesy v oblasti ľudských zdrojov sú automatizované a všetky potrebné informácie sú uložené v pripojených databázach, HRIS zjednodušuje spravodajské a riadiace činnosti na podporu rozhodovania. Väčšina systémov obsahuje rôzne štandardné HR správy, ktoré možno použiť na riadenie podnikania a plánovanie do budúcnosti, ako napríklad kompenzácia podľa platového obdobia a ročné účtovníctvo, zaradenie dávok a čas a účasť zamestnancov. Mnoho systémov ľudských zdrojov umožní používateľom vypracovať ad hoc správy s cieľom analyzovať konkrétne problémy alebo identifikovať trendy, ktoré pomôžu riadeniu v strategickom plánovaní.
Podpora právneho súladu
Tieto systémy vytvárajú správy a dokumentáciu vyžadovanú štátnymi a federálnymi agentúrami, ako napríklad vyhlásenie o mzdách a daňových záležitostiach W-2, podrobnú a súhrnnú správu pre zamestnávateľov EEO-1 EEO-1 a správu OSN o chorobách a úrazoch Správa).
HRIS môže pomôcť podnikom s dohodnutými pracovnými zmluvami začleňovaním požiadaviek dohody do každodenných činností, ako je sledovanie seniority na účely propagácie, prepúšťania a zvýšenie platov. Informačné technológie pomáhajú oddelenie ľudských zdrojov monitorovať problémy zamestnancov a výkonnosť.
Odkazy na HRIS
V závislosti od sofistikovanosti systému bude program HRIS umožňovať zdieľanie údajov a integráciu s inými dôležitými obchodnými systémami, ako je napríklad riadenie financií a dodávateľského reťazca. Niektoré systémy navyše môžu poskytovať sieťové prepojenia na svojich dopravcov zdravotného poistenia a administrátorov dôchodkových fondov. To umožňuje zamestnávateľovi a poisťovaciemu správcovi alebo správcovi fondov rýchlo a jednoducho zdieľať informácie o zamestnancoch.
Spoločnosť HRIS tiež spája oddelenie ľudských zdrojov spoločnosti so svojimi manažérmi a zamestnancami. Pomocou intranetu - zabezpečenej súkromnej počítačovej siete vlastnenej a prevádzkovanej spoločnosťou - môžu zamestnanci zapísať svoje odpracované hodiny, zapísať sa do programov dávok alebo kurzov ďalšieho vzdelávania a získať komunikáciu od personálneho oddelenia.
