Pokladník spoločnosti, organizácie alebo inej skupiny sleduje rozpočet a výdavky skupiny. Ak máte prácu pokladníka, ste zodpovední za zostavenie a predloženie správy na zasadnutiach správnej rady. Existuje niekoľko položiek, ktoré musíte zahrnúť do tejto správy, vrátane zhrnutia výdavkov za časové obdobie a súčasných podielov skupiny.
Pripravte si pred stretnutím písomnú verziu správy. Táto správa by mala obsahovať štyri položky: zostatok na začiatku obdobia, príjem za obdobie, výdavky za obdobie a zostatok na konci obdobia. Vytlačte si kópiu pre každého člena, ktorý bude prítomný, plus niekoľko doplnkov a pred odovzdaním prezentácie odovzdajte kópie.
Uveďte zostatok všetkých účtov, ktoré vlastní vaša skupina alebo spoločnosť na začiatku obdobia od vášho posledného stretnutia. Toto číslo by malo predstavovať celkový objem všetkých účtov v dolároch. Nepoužívajte centy, aby ste mohli číslo jednoducho zobraziť a pamätať. To vám poskytne dobrý východiskový bod pre zvyšok správy.
Uveďte príjem alebo peniaze, ktoré ste získali za dané obdobie. Ak pracujete v organizácii, kde príjem je rovnaký alebo podobný každý mesiac, nemusíte sa o tom venovať. Ak máte veľký zdroj príjmov, ktorý nie je typický, budete musieť vysvetliť, odkiaľ tieto peniaze pochádzajú.
Vysvetlite výdavky, ktoré mala vaša skupina za časové obdobie. Rovnako ako prichádzajúce finančné prostriedky, odchádzajúce finančné prostriedky nemusia byť podrobne vysvetlené, ak opakujú výdavky, o ktorých rada pozná - napríklad účty za služby alebo platy pracovníkov. Ak je veľký výdavok, ktorý je neobvyklý, uistite sa, že vysvetlite, čo to bolo a prečo to bolo potrebné.
Uveďte zostatok všetkých účtov vrátane hotovosti a investícií ako váš záver. Tento údaj je to, čo členovia správnej rady využijú ako základ pri rozhodovaní o výdavkoch počas stretnutia. Pred ukončením sa opýtajte, či niekto potrebuje nejaké objasnenie.
