Minulé stretnutia sú záznamom o všetkých dôležitých informáciách, o ktorých sa hovorí, ao všetkých rozhodnutiach, ktoré sa uskutočnili počas pracovného stretnutia. Zvyčajne zaznamená schôdzku určenú osobu na miniatúru na papieri alebo na prenosnom počítači. Záznamy o stretnutiach zabezpečujú, že na stretnutí sa nezabúda nič významné a zabráni akýmkoľvek budúcim nezhodám o tom, čo účastníci povedali. Minúty stretnutia sú tiež užitočné pre ľudí, ktorí sa nemohli zúčastniť stretnutia. Uistite sa, že všetko správne zaznamenáte podľa pokynov niekoľkých minút stretnutia.
Zozbierajte informácie od hostiteľa, ako sú mená všetkých účastníkov, účel stretnutia a program schôdze pred začiatkom stretnutia. To vám pomôže sledovať v diskusii. Môžete sa sústrediť na chvíľu lepšie, ak nie ste významným účastníkom stretnutia. Ak si nie ste istí, potvrďte svoju úlohu hostiteľovi.
Počujte opatrne, hneď ako začne stretnutie. Nepoužívajte rozptýlenie, ako sú napríklad mobilné telefóny, alebo ak ste priniesli notebook, skontrolovali e-mail alebo surfovali na internete. Zostaň pozornosť na diskusiu.
Nahrajte iba hlavné body. Zaznamenávanie každého detailu je nemožné a zbytočné. Rozhodnite, čo je dôležité zvážiť účel stretnutia. Zaznamenajte všetky vyjadrené názory alebo pripomienky, problémy nesúhlasiace a rozhodnutia, ktoré sa dosiahli.
Parafrázujte, ak je to možné. Úplné písomné vyhlásenia nie sú potrebné a trvá príliš veľa času. Parafrázovanie ukazuje, že ste pochopili, o čom diskutujú účastníci.
Číslo stránok, ak píšete s perom a papierom, zabráňte miešaniu papiera.
Ak je to potrebné, položte otázky. Nebojte sa pozastaviť alebo zdržať stretnutie, ak potrebujete overiť, čo niekto povedal.
Opýtajte sa otázky ihneď po stretnutí, zatiaľ čo informácie sú stále čerstvé vo vašej mysli, ak potrebujete objasniť problém, ktorý je príliš komplikovaný na to, aby ste sa počas stretnutia dostali.
Napíšte čo najobjektívnejšie. Ako minulej strane, vašou úlohou nie je poskytnúť svoj názor alebo cenzúru, ale skôr nestranne zhrnúť to, čo bolo povedané.
Skontrolujte svoje poznámky ohľadom pravopisu, interpunkcie a zrozumiteľnosti pri ich neskoršej kontrole. Zadajte dobrú kópiu pred distribúciou minút potrebnými ľuďmi.
