Vnútorné kontroly sú politiky, ktoré zabraňujú krádežiam a poškodeniu hodnotných aktív spoločnosti. Hmotný majetok, ako je nehnuteľnosť, výrobné zariadenia, inventár a hotovosť, môže byť výzvou, aby ste boli stále v bezpečí, ale oboznámenie sa s vnútornými kontrolami na správu hmotných aktív môže pomôcť udržať váš majetok bezpečný.
Riadený prístup
Riadte prístup k kľúčovým oblastiam vašej prevádzky, ako sú skladovacie priestory, pokladničné pokladne a miestnosti vybavenia, so zámkami alebo bezpečnostnými kontrolnými bodmi. K dispozícii sú elektronické systémy, ktoré vám umožňujú obmedziť prístup k citlivým oblastiam určeným personálom bez použitia tradičných kľúčov. Tieto systémy majú schopnosť viesť záznam, ktorého zamestnanci pristupovali k určitým oblastiam v konkrétnych časoch.
Otázky delegácie
Delegujte len činnosti, ktoré zahŕňajú otvorený prístup k inventáru, hotovosti a iným cenám vašim najdôveryhodnejším zamestnancom. Podľa manažmentu Montana.edu by manažéri nemali umožňovať, aby ktokoľvek podpísal meno manažéra pri rokovaniach s dodávateľmi, distribútormi alebo zákazníkmi, a nemal by umožňovať zamestnancom výhradnú kontrolu nad dodávkou alebo manipuláciou s hotovosťami.
Problémy s bezpečnosťou
Disciplinovaná pozornosť k detailu je nevyhnutná pre bezpečnosť vášho hmotného majetku. Dôkladne uzamknite, bráňte a zaistite svoje priestory po každom pracovnom dni a využívajte kamerový dozor na zaznamenávanie priestupkov alebo podozrivých aktivít. Vykonávajte vklady v bankách často a ponechajte toľko hotovosti v ruke podľa potreby.
Cesty prístupu
Nahrajte prístup k citlivým oblastiam vždy, keď je to možné. Podľa siterooms.com sú prístupové záznamy kľúčom k účinnej vnútornej kontrole. Uchovávajte elektronický záznam o prístupe do zakázaných oblastí. Požiadať pokladníkov, aby sa prihlásili do registračných pokladníc s jedinečným ID a neumožňujú zdieľanie pokladne. Požadovať od zamestnancov, aby označili svoje iniciály na účtoch na bankovom účte, na formulároch doručenia, na registračných pokladniach a iných kontrolných dokumentoch.
Fyzické audity
Vykonajte pravidelné a náhodné kontroly vášho inventára, zariadenia a bankových účtov, aby ste včas zachytili podozrivú aktivitu. Zvážte využitie audítorskej spoločnosti tretej strany na zabezpečenie spoľahlivosti výsledkov auditu.
Neumožňujte zamestnancom kontrolovať svoje oblasti zodpovednosti. Napríklad nedovoľte zamestnancovi, ktorý je zodpovedný za prijímanie dodávok na kontrolu zásob surovín, a neumožňujte zamestnancovi, ktorý vykonáva bankové vklady, aby auditoval bankové výpisy a registračné pokladnice.
priehľadnosť
Vyššie uvedené koncepcie a techniky môžu pomôcť pri prevencii strát a škôd, ale vaše politiky vnútornej kontroly úplne transparentné pre zamestnancov, zákazníkov a obchodných partnerov môžu slúžiť predovšetkým na prevenciu výskytu udalostí. Povedzte napríklad svojim zamestnancom, že prístup k zakázaným oblastiam je zaznamenaný; dajte zákazníkom vedieť, že vaše priestory sú monitorované monitorovaním videa; a nechajte svojich dodávateľov poznať vaše pravidlá vnútorného auditu.
