Poznámky sú často posielané mnohým ľuďom naraz a nie sú určené na to, aby boli personalizované ako obchodné listy. Podnikateľská poznámka je napísaná, aby poskytla inštrukcie alebo informovala publikum. Toto publikum môže byť členom vašej organizácie alebo tretej strany, napríklad klienta. Pri písaní pripomienok klienta je ešte dôležitejšie zostať profesionálom v celej vašej poznámke a poskytovať veľa informácií. Dodatočné materiály, ako sú informácie o vašej spoločnosti, môžu byť zahrnuté do poznámky klienta.
Vytvorte záhlavie pre váš klientský záznam. Kategórie kategórií sú To, From, Date a Subject. Do sekcie Do by mali byť zahrnutí všetci klienti, ktorým odosielate poznámku. Vaše meno sa nachádza v sekcii Od. Dátum odoslanie poznámky by mal byť napísaný po "Dátum" a predmet spomienky by mal jasne vysvetliť účel, napríklad "Ďalšie informácie potrebné pre webový projekt".
Napíšte prvý odsek so svojím klientom. Prvý odsek by mal obsahovať niekoľko viet, ktoré stručne vysvetlia váš účel pre túto poznámku. Pomocou príkladu projektu webových stránok by ste vysvetlili projekt, na ktorom pracujete pre klienta, prečo potrebujete ďalšie informácie a čo sú tieto informácie. Toto je zhrnutie, takže ešte nemusia byť zahrnuté žiadne podrobnosti.
Napíšte telo poznámky, ktoré je zvyčajne niekoľko odsekov dlhé. Tu nájdete podrobnosti týkajúce sa referencie klienta. Môžete napríklad hovoriť o tom, aký aspekt projektu webových stránok máte problémy a aké konkrétne informácie potrebujete od klienta.
Zahrňte kroky, ktoré klient potrebujete, ak je to možné, v záverečnom odseku. Informačné poznámky, ako napríklad aktualizácia klienta o nových firemných zásadách, nepotrebujú túto časť. V príklade projektu webových stránok by ste však museli klientovi vysvetliť, ako dáte prednosť dodatočným informáciám. Ak klient nie je potrebný žiadny krok, môžete poskytnúť svoje kontaktné informácie v prípade, že má otázky. Nezabudnite mu poďakovať za jeho čas.
